Skip to content Skip to sidebar Skip to footer

Особливості використання РРО без реєстрації КОРО, – Тетяна Савчук, аудитор ID Legal Group

В сьогоднішній нашій публікації ми хотіли б зупинитись на питанні особливостей використання РРО без зареєстрованої книги ОРО (КОРО), оскільки останнім часом досить часто отримуємо запити від наших клієнтів на цю тематику. Причина виникнення цих питань полягає в тому, що правками, які набрали чинності з 01.01.2018 року, змінено правила документування готівкових операцій на підприємствах. Зокрема, книга ОРО, яка раніше була обов’язковою у всіх випадках готівкових операцій, відтепер є обов’язковою лише для готівкових операцій без застосування РРО, а з РРО вона є можливою для використання, але не обов’язковою. Тобто суб’єкт господарювання при реєстрації РРО може відмовитись від застосування КОРО, але тоді у випадку поломки або відсутності електроенергії він не здійснюватиме розрахункових операцій до підключення резервного РРО, або до відновлення роботи основного реєстратора.

Але, маючи за плечима великий досвід роботи, бухгалтери, які працюють з РРО логічно ставлять перед собою запитання – а куди подіти усі ті Z-звіти, які щодня роздруковуються? Раніше для цього була КОРО, навіть якщо інші операції в ній не відображались. Але так було надійно, коли кожен звіт до звіту підклеєний, і складається впевненість, що ділянка обліку готівкових операцій надійно задокументована, як мінімум – 5-кратні штрафи не загрожують. А що ж тепер, коли КОРО можна не вести? Як надійно задокументувати свої готівкові операції?

Але, почнемо по порядку. Основними законодавчими актами, які регламентують порядок документування готівкових операцій є:

–              ЗУ №265/94-ВР від 06.07.1995 року «Про застосування реєстраторів розрахункових операцій у сфері торгівлі, громадського харчування та послуг» з урахуванням змін;

–              затверджений Наказом МФУ від 14.06.2016 № 547 з урахуванням змін, чинних на 01.10.2018 року (внесені Наказом МФУ від 20.09.2018 р. №773), ПОРЯДОК реєстрації та застосування реєстраторів розрахункових операцій, що застосовуються для реєстрації розрахункових операцій за товари (послуги);

–              Постанова НБУ від 29.12.2017 року №148 Про затвердження Положення про ведення касових операцій у національній валюті в Україні з урахуванням змін, чинних на 12.12.2019 року.

Так, положеннями ЗУ №265/ВР та Порядку №547 передбачено, що господарюючий суб’єкт має реалізовувати товари у сфері торгівлі тільки через зареєстровані, опломбовані та працюючі у фіскальному режимі роботи реєстратори розрахункових операцій (РРО), кожна торгова операція має супроводжуватись роздрукуванням розрахункових документі (чеків). У випадку виходу з ладу РРО та проведення ремонтних робіт, або у разі перебоїв з електропостачанням, суб’єкт господарювання для відображення торгових операцій може або застосовувати належно зареєстрований резервний РРО,  або книги обліку розрахункових операцій (КОРО) та розрахункові книжки.

Підприємство, або підприємець, які у своїй роботі використовують касові апарати, можуть для себе визначитися, що за несприятливих обставин, які унеможливлюють застосування касового апарату (вихід касового апарату  з ладу, відсутність електропостачання тощо) вони припиняють торгові операції та не здійснюють відпуск товарів (послуг) до відновлення умов роботи, за яких цей касовий апарат (або резервний) може використовуватись.  Про таке рішення необхідно повідомити контролюючий орган через проставлення відповідної відмітки в реєстраційній заяві, яка подається при постановці на облік касового апарату. За таких обставин суб’єкт господарювання не зобов’язаний вести КОРО та розрахункові книжки, а в реєстраційному посвідченні на касовий апарат вказується обставина про не проведення розрахункових операцій при виході з ладу РРО.

Тобто 01.10.2018 р. реєстрація та ведення КОРО — це право вибору, а не безумовне зобов’язання підприємств та підприємців. Проте, приймаючи до уваги важливість документального підтвердження усіх прийнятих рішень та запроваджених режимів щодо організації діяльності, ми рекомендуємо (і це відповідає вимогам Постанови НБУ №148) видати Наказ (в тому числі і для фізичних осіб – підприємців), в якому зафіксувати, що при виході з ладу або настанні інших обставин, які унеможливлюють роботу касового апарату, розрахункові операції не проводяться до відновлення нормального режиму роботи РРО або підключення резервного РРО (якщо такий є).  Цей наказ також можна додати до Заяви 1-РРО при реєстрації касового апарату.

Варто звернути увагу, що за положеннями Постанови НБУ №148 передбачено, що належним оприбуткуванням отриманої внаслідок торгових операцій із застосуванням касового апарату але без використання КОРО готівки є  організація належного збереження щоденних фіскальних Z-звітів в електронній формі. Термін зберігання таких електронних Z-звітів – це стандартний термін позовної давності, передбачений п.44.3ст.44 ПКУ – 1095 днів (три роки). При цьому положення Постанови НБУ №148 передбачають, щовідображати відомості згідно з фіскальними звітними чеками укнизі КОРО необхідно лише у разі її використання на період виходу з ладу РРО чи відключення електроенергії.

Тобто, за логікою Нацбанку підприємство наділяється повноваженнями самостійно визначати місце та спосіб зберігання такого типу первинних документів як щоденні Z-звіти – на паперових чи електронних носіях.

Враховуючи простоту організації електронного документообігу на сьогодні (переважна більшість підприємств та підприємців в повній чи частковій мірі його вже використовує – це і ПДВ, і акциз, і звичайний документообіг між контрагентами) та беручи до уваги зміни в документообігу щодо розрахункових операцій з 01.10.2018 р., підприємства та підприємці цілком можуть розширити свій електронний документообіг і на торгові операцій – не зберігати щоденні Z-звіти у друкованому вигляді та підклеювати їх на відповідних сторінках КОРО, а забезпечити їх належне збереження в електронному вигляді.

Таким чином збереження електронних копій щоденних Z-звітів у визначеному внутрішнім організаційним документом порядку, відображення готівки у сумі отриманої виручки у касовій книзі на підставі щоденних Z-звітів визначатиметься належним свідченням повноти оприбуткування готівки в касі підприємства.

Натомість у підприємств/підприємців, які використовують КОРО, зареєстровану до касового апарату, не внесення відомостей про щоденні Z-звіти до зареєстрованої КОРО або внесення їх у неповному обсязі визначатиметься як порушення порядку оприбуткування готівки в касі з відповідним застосуванням відповідальності до такого СГ, яка є досить не маленькою – 5-кратний розмір неоприбуткованої готівки.

На сьогоднішній день, враховуючи, що основним законодавчим органом щодо порядку оприбуткування готівки в касі підприємства є НБУ, в Постанові №148 якого виписана лояльна норма про необхідність відображення в КОРО щоденних Z-звітів тільки для тих підприємств, які зареєстрували КОРО для касового апарату, податковий орган не приймає на себе відповідальності щодо коментування ситуації як такої, що відповідає вимогам чинного законодавства, коли суб’єкт господарювання, який прийняв рішення щодо незастосування КОРО, не здійснює фіксації на паперових носіях щоденних Z-звітів. Прикладом цьому може бути податкова консультація ДФСУ № 904/6/99-99-14-05-01-15/ІПК від 05.03.2019, в якій в якості висновків визначено:

У разі використання РРО, СГ має забезпечити зберігання фіскальних звітів (щоденних Z-звітів) в електронній формі протягом визначеного в п. 44.3 ст. 44 Кодексу строку, і занесення інформації згідно з фіскальними звітними чеками до відповідних книг обліку ( КОРО – у разі її використання).

При цьому стосовно відповідальності за невиконання щоденних записів про рух готівки та суми розрахунків

У разі використання КОРО нездійснення фіксації щодня про рух готівки та проведені розрахунки, а також незабезпечення зберігання щоденних Z-звітів є неоприбуткуванням готівки, а це в свою чергу є порушенням вимог п. 11 р. II Положення № 148 та є підставою для застосування відповідальності згідно ст. 1Указу Президента України від 12.06.95 року № 436/95 – у 5-кратному розмірі неоприбуткованої готівки.

При цьому, ДФС пропонує звернутись до НБУ, як розробника постанови Правління НБУ від 29 грудня 2017 року № 148 "Про затвердження Положення про ведення касових операцій у національній валюті в Україні"для отримання більш детальних пояснень з приводу організації збереження, фіксації тощо щоденних звітів.

Тобто, як бачимо, наявність КОРО навпаки, може стати додатковим приводом для застосування штрафних санкцій, якщо якийсь звіт буде пропущений, або сума по ньому буде відображена не відповідна.

Враховуючи викладене, ми не рекомендуємо реєструвати КОРО в податковому органі лише для цілей фіксації в ній роздрукованих щоденних Z-звітів. Натомість, враховуючи неврегульоване питання зберігання електронних копій цих звітів, розробити та запровадити на підприємстві власний внутрішній регламентований Порядок здійснення касових операцій, який би регламентував усі передбачені Постановою НБУ вимоги щодо здійснення касових операцій на підприємстві, в тому числі і порядок зберігання в електронному вигляді щоденних Z-звітів.

Зокрема, в Порядку здійснення касових операцій може бути визначено:

–     форму касових документів, які можуть бути як електронними, так і паперовими;

–     можливість застосування електронного цифрового підпису юридичної особи;

–     використання печатки підприємством для оформлення касових документів (враховуючи, що ЮО може діяти без печатки);

–     порядок видачі коштів з каси, в тому числі під звіт;

–     порядок інкасації коштів;

–     порядок організації роботи каси (в т.ч. визначення особи, на яку покладаються обов’язки касира);

–     періодичність та порядок проведення інвентаризації каси тощо.

Додатками до Порядку можуть бути посадові інструкції касира, договір про повну матеріальну відповідальність касира, зразки касових документів з порядком їх заповнення для оформлення того чи іншого типу касових операцій.