Skip to content Skip to sidebar Skip to footer

Транспортування співробітників. Окремі питання оподаткування та відображення у звітності, – Тетяна Савчук, аудитор ID Legal Group

У зв’язку з розташуванням багатьох підприємств і організацій за межами населених пунктів та в місцях з поганою транспортною розв’язкою, деякі роботодавці змушені забезпечувати доставку своїх працівників до місця роботи. А в період карантину, коли громадський транспорт працює з обмеженнями або не працює взагалі, з проблемою організації доставки своїх співробітників до роботи та з роботи зіштовхнувся майже кожен керівник.

Тож вданій статті спробуємо розібратися з деякими нюансами та податковими наслідками розвезення працівників за рахунок роботодавця.

Оскільки у роботодавця на законодавчому рівні немає зобов’язання  організовувати доставку своїх працівників на роботу та з роботи, то він може забезпечити їх доставку будь-яким оптимальним для підприємства варіантом.

Документом, який регулює для працівників усі соціальні пільги, що надаються підприємством, у тому числі і пільги з оплати проїзду або доставки працівників до та з місця роботи, може бути колективний або трудовий договір. За відсутності таких договорів буде достатньо наказу керівника підприємства, в якому буде чітко вказано всі умови з організації доставки працівників до місця роботи.

Якщо на підприємстві є власне авто або орендоване, яким будуть доставлятися на роботу та з роботи співробітники, то так само, як і при інших робочих поїздках, потрібно оформлювати подорожні листи та акти списання пального. В бухгалтерському обліку усі затрати,пов’язані з перевезенням працівників, можна віднести до інших витрат та відобразити на субрахунку 949 «Інші витрати операційної діяльності».

Що стосується ПДВ, то підприємство має право на податковий кредит, отриманий від придбання товарів або послуг, які пов’язані з перевезенням працівників тільки у випадку, якщо підприємство зможе документально підтвердити те, що перевезення працівників пов’язане з господарською діяльністю підприємства. В іншому випадку доведеться нарахувати коригуючі податкові зобов’язання з ПДВ.

Також податківці в індивідуальній податковій консультації № 4081/6/99-99-13-02-03-15/ІПК від 18.09.2018 р. наполягають, що витрати підприємства на розвезення працівників підлягають оподаткуванню податком на доходи фізичних осіб (18%) та військовим збором (1,5%), вважаючи це «іншим доходом» працівників. Раніше податківці також дотримувалися думки, що перевезення працівників повинно оподатковуватися ПДФО і ВЗ, але як додаткове благо для працівників. Тож у будь-якому випадку перевезення працівників буде оподатковуватися ПДФО та ВЗ, але в звіті краще відобразити для таких доходів працівників ознаку доходу  «127» .

А от ЄСВ можна не нараховувати згідно п.3.21 Інструкції №5, в якій до фонду оплати праці не відносять витрати на такі перевезення співробітників.

Щоб компенсувати  працівнику витрати за проїзд до роботи на таксі або на громадському транспорті потрібно обов’язково отримати від працівника документи, які підтверджують вартість такого проїзду. Також працівник для отримання відшкодування проїзду повинен обов’язково подати авансовий звіт.

Згідно пп. 2.3.4 Інструкції №5 такі компенсаційні виплати відносяться до фонду оплати праці і повинні оподатковуватися так само, як і заробітна плата, оскільки такі виплати можна ідентифікувати по кожному співробітнику.

Також потрібно відмітити і те, що відшкодування проїзду працівнику буде здійснюватися в грошовій формі, тому базу оподаткування будемо визначати без збільшення на натуральний коефіцієнт.

Якщо ж керівник вирішить компенсувати вартість пального співробітникам, які дістаються до роботи на власному автомобілі, то краще оформити наказ про використання такого автомобіля в службових цілях.  В такому випадку ПДФО, ВЗ і ЄСВ потрібно нарахувати як і при компенсації співробітнику проїзду до та з роботи громадським транспортом і таксі.

Ще одним варіантом може бути оформлений договір оренди автомобіля з працівником. В такому випадку при виплаті доходу працівнику у вигляді орендної плати підприємство згідно п.164.2.5 ПКУ утримує ПДФО та ВЗ, а суму виплаченої орендної плати у податковій звітності варто відображати із кодом «127», як виплата інших доходів.