Загрузка сайта

Документальное обеспечение выплаты заработной платы. На чем остановиться? - Татьяна Савчук, аудитор ID Legal Group

Документальное обеспечение выплаты заработной платы. На чем остановиться? - Татьяна Савчук, аудитор ID Legal Group
10.12.2020

В вопросе документального обеспечения учета мы неоднократно получали обращения от клиентов по поводу того, какой пакет документов можно считать достаточным, чтобы должным образом подтвердить полноту сведений о начислении и выплате заработной платы, начислении, удержании и уплаты налогов с нее. Именно поэтому и решили посвятить очередную публикацию именно этому вопросу.

Несмотря на то, что именно информация о стаже, начисленной зарплате (далее з / п) и взносы уплаченные в пенсионный фонд имеют важное значение для каждого человека, который рано или поздно столкнется с выходом на пенсию, понимаешь важность зарплатных документов. Поэтому видимо и срок хранения этих документов составляет 75 лет. (Приказ МЮУ от 12.04.2012 №578/5)

Согласно действующему законодательству собственник или руководитель предприятия (уполномоченное должностное лицо), отвечает за организацию полного и своевременного документального учета всех хозяйственных операций, а также за сохранность документации, как первичной, так и той, что возникает в процессе ее обработки (бухгалтерские регистры, отчетность) в установленные законодательством сроки, но не менее трех лет.

Поэтому перед предпринимательством и возникает вопрос - какие первичные документы необходимо создавать и сохранять для подтверждения сумм начисленной и выплаченной зарплаты.

Законодатель утверждает (Статья 9 Закона Украины О бухгалтерском учете и финансовой отчетности в Украине (далее Закон № 996), что первичные документы являются основой для учета любой операции. Для систематизации и контроля за учетом, предоставляет возможность составления сводных учетных документов. Позволяет складывать их в бумажной или в электронной форме, и определяет обязательность ряда реквизитов, необходимых для идентификации первичного документа.

Кроме того, Инструкция №88 (Положение, утв. Приказом Минфина от 24.05.1995 №88) говорит, что все первичные документы могут быть или типовой или произвольной формы. Принимая во внимание важность вопроса, для фиксирования фактов учета з/п, нужно использовать типовые формы.

Актуальными типовыми формами для фиксирования фактов начисления и выплаты з/п есть два вида документов (приказ Госкомстата №489):

- форма № П-6 «Расчетно-платежная ведомость работника» и

- форма № П-7 «Расчетно-платежная ведомость (сводная)».

Кроме того, для подтверждения выплат, рекомендуется добавлять платежную ведомость (ведомость на выплату денег или расходную ведомость) при расчетах наличными деньгами - расходный кассовый ордер (РКО), при выплате зарплаты на карточки работникам - ведомость на выплату заработной платы с использованием платежных карточек и выписку банка . Именно эта ведомость является основанием для бухучета выплаты заработной платы.

Кроме того, для фиксирования хозяйственной операции по выплате заработной платы в наличной форме рекомендуется добавлять платежную ведомость (ведомость на выплату денег или расходную ведомость) при расчетах наличными деньгами - расходный кассовый ордер (РКО), при выплате зарплаты на карточки работникам - ведомость на выплату заработной платы с использованием платежных карточек и выписку банка. Именно эта ведомость является основанием для бухучета соответствующих операций - выплаты заработной платы.

Многие считают, что проще и удобнее использовать сводные ведомости на группу работников. Мы же, пользуясь своим опытом, рекомендуем не игнорировать расчетные ведомости, которые составляются и распечатываются отдельно на каждого сотрудника (П-6). Именно это отмечают налоговики в своих консультациях.

Вместе с тем в формах П-6 и П-7, удержание налогов с зарплаты указано общей суммой, что по нашему мнению, определяет потребность в формировании документа произвольного формата по сводным данным начислений налогов (НДФЛ, военный сбор) и отчислений в фонды (ЕСВ), которые вполне реализованы в автоматизированных системах учета (1С) - например, Расчетная ведомость.

Еще один обязательный зарплатный документ, который в основном игнорируется работодателями - расчетный листок. Требования к выдаче и содержанию обязательной информации которого, регламентировано КЗоТ (ст.110) и Законом об оплате труда (ст.30). То есть, при каждой выплате, работодатель обязан предоставить работнику информацию о сумме начислений в разрезе видов выплат (оклад, премия и т.д.), о суммах удержанных налогов с дохода физлица и военного сбора, а также других отчислений - алименты, возмещение ущерба, причиненного по вине работника, если они имеют место. И обязательно указать сумму зарплаты, подлежащую выплате («на руки») работнику.

Радует то, что все указанные документы (в том числе и расчетный листок, форма которого утверждена официально, только требования) можно распечатывать из программы 1 С. Ведомость на выплату (при выплате зарплаты на банковские карты) лучше распечатывать с клиент банка, так как данный документ будет сразу с электронной печатью банка как и выписка.

Кроме первичных документов, перечисленных выше, не следует забывать о других документах, которые имеют непосредственное отношение к заработной плате, и которые тоже нужно хранить в распечатанном виде, в том числе:

- заключены трудовые договоры;

- кадровые приказы о приеме на работу, о командировке, об отпусках, увольнении, о премировании;

- другие документы, которые влияют на сумму з/п, а также табель учета рабочего времени (срок хранения последнего 1 год).

В случаях, когда субъект принял решение о составлении и хранении первичных документов и регистров бухгалтерского учета на машинных носителях информации, то, исходя из требований действующего законодательства об электронном документообороте (ст.8 и ст.9 Закона №996), такой субъект должен создавать указанные выше первичные документы в электронном виде, и хранить на отдельных носителях - именно эти документы, а не просто файлы с полной бухгалтерской базой (1С или других бухгалтерских программ).

И не нужно забывать о том, что если вы храните свои учетные документы на дисках, флешках и т.д., то изготовление их копий по требованию других участников хозопераций или правоохранительных или других госорганов - это дело сугубо вашего кошелька.

С уважением,

Татьяна Савчук

Руководитель практики трансфертного ценообразования и аудита

ID Legal Group

Татьяна Савчук

Оставьте Нам Ваши контакты и Мы с Вами свяжемся

ID Legal Group
ID Legal Group