Загрузка сайта

Факсимиле на первичных документах. Как защититься от ГФС и в суде, - Олег Никитин, адвокат ID Legal Group

Факсимиле на первичных документах. Как защититься от ГФС и в суде, - Олег Никитин, адвокат ID Legal Group

Вопросы использования (проставления) факсимиле субъектами хозяйствования в документах, в особенности первичных, и сегодня привлекают повышенное внимание. Чрезмерный документооборот и необходимость срочной обработки документов обусловливает необходимость в использовании факсимильного воспроизведения подписи руководителя предприятия. В свою очередь работники, которые, согласно предоставленным им полномочиям по использованию факсимиле руководителя, постоянно подчеркивают, что непосредственное подписание документов руководителем требует значительного количества рабочего времени, в связи с чем они не успевают своевременно выполнять порученную им работу.

Поэтому не удивительно, что для оптимизации бизнес-процессов, предприятия (учреждения, организации) находятся в непрерывном поиске путей совершенствования документооборота. А одним из таких путей является использование факсимиле.

Однако, действующим законодательством не закреплено понятие "факсимиле" или "факсимильное воспроизведение подписи", при этом отсутствует также и порядок использования и перечень документов, в которых возможно его использование.

В связи с этим толкование понятия "факсимиле" предприятиями применяется в общеупотребительном смысле. То есть рассматривается как точное воспроизведение любого графического оригинала, или другими словами копия, которая имеет вид печати, воспроизводящая собственноручную подпись лица, для упрощения работы с документами и уменьшения времени в целом.

Законодательное закрепление права использования факсимиле содержится в ч. 3 ст. 207 Гражданского кодекса Украины (далее - Кодекс). Где определено, что при заключении (в том числе подписании) сделок путем факсимильного воспроизведения подписи, используя средства механического, электронного или любого иного копирования, электронной подписи (иного аналога собственноручной подписи) разрешается в предусмотренных законодательством Украины случаях, или с письменного согласия сторон, и содержит образцы аналога собственноручных подписей последних.

То есть, использование факсимиле сторонами договора возможно только на определенных документах после закрепления положения о наличии этого права в договоре или в дополнительном соглашении к такому договору. При этом, договор или дополнительное соглашение о возможности использования факсимиле подписи уполномоченного лица должны обязательно включать образцы собственноручных подписей этих лиц.

И наоборот, если при подписании договора сторонами ни будет согласовано право применения факсимиле, то такой договор в судебном порядке может быть признан недействительным (в части использования сторонами факсимиле) с соответствующими правовыми последствиями.

В свою очередь, в ч. 7 ст. 94 Кодекса административного судопроизводства Украины (далее - КАС Украины), закреплено, что документы, которые были получены посредством факсимильной или иным аналогичным средством связи, могут быть приняты судом к рассмотрению как письменные доказательства лишь в случаях и в порядке, которые установлены законодательством или договором.

Вместе с тем, ситуация по использованию факсимиле в первичных документах несколько иная.

Согласно абз. 1 п. 44.1 ст. 44 Налогового кодекса Украины (далее - НК Украины), для целей налогообложения, налогоплательщики обязаны вести учет доходов, расходов и других показателей, связанных с определением объектов налогообложения (налоговых обязательств), согласно первичных документов. А также регистров бухгалтерского учета, финансовой отчетности или любых других документов, связанных с исчислением и уплатой налогов и сборов, ведение которых предусмотрено действующим законодательством Украины.

Плательщикам запрещено формировать показатели налоговой отчетности, таможенных деклараций по данным, которые не подтверждены документами, в соответствии с абз. 1 п. 44.1 ст. 44 НК Украины.

В ч. 2 ст. 9 ЗУ «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности в Украине» от 16.07.1999 г. № 996 и ст. 12 ЗУ «Об электронной коммерции» от 03.09.2015 г. №675 закреплено, что составление первичных и сводных учетных документов может быть как в бумажной так и в электронной форме, с обязательным указанием таких реквизитов как личная подпись или другие данные, по которым можно идентифицировать лицо, принимавшее участие в осуществлении хозяйственной операции.

Также, согласно п. 2.5 Положения о документальном обеспечении записей в бухгалтерском учете от 24.05.1995 № 88, и ст. 1 Закона № 996-14 первичные документы - это документы, созданные в письменном или электронном виде, которые фиксируют, подтверждают хозяйственные операции, распоряжения и разрешения администрации (собственника) на их проведение. Документ должен быть подписан лично, а подпись может быть скреплена печатью. В случае если была наложена электронная подпись, то с учетом действующего законодательства Украины, регулирующего вопросы электронных документов и электронного документооборота. В частности, при оформлении первичных документов использования факсимильного воспроизведения подписи возможно в порядке, предусмотренном законодательством.

Сопровождение проверок фискальных органов, налоговых споров, анализ рисков

Подробнее

Наряду с этим, в общедоступной информационно - справочной системе "ЗІР" на сайте Государственной фискальной службы Украины (далее - ГФС Украины), в категории № 135.06 есть следующий вопрос: "может ли при оформлении первичных документов, служащих основанием для налогового учета, использоваться факсимиле?"

С учетом вышеизложенных норм законодательства был получен ответ, что использование факсимильного воспроизведения подписи при оформлении первичных документов не будет расцениваться как нарушение законодательства при условии письменного согласия сторон в котором находятся образцы их собственноручных подписей.

Следует отметить, что в индивидуальной налоговой консультации ГФС Украины №1829/6/99-99-15-02-02-15/ИПК от 2017 года, кроме приведенных выше норм действующего законодательства, указано также, что по вопросам оформления первичных документов, в том числе с использованием факсимиле, целесообразно обращаться в Министерство финансов Украины.

В то же время, несмотря на все что указано выше, при проверке контролирующими органами субъектов хозяйствования, возникают спорные ситуации по использованию факсимиле на первичных документах, подтверждающих выполнение договоров. При этом, контролирующий орган придерживается позиции, что первичные документы должны содержать исключительно «личную подпись лица» (один из обязательных реквизитов первичного документа), что свидетельствует о действительности этого документа и реальность хозяйственной операции.

Что касается судебной практики, то можем отметить, что в деле № 910/4050/17 Верховный Суд отменил судебные решения предыдущих инстанций, направил дело на новое рассмотрение, поскольку судам предыдущих инстанций необходимо должным образом исследовать согласовано ли сторонами использование факсимиле. Ведь использование последнего, при совершении сделок, допускается по письменному соглашению сторон, в котором должны содержаться образцы соответствующего аналога собственноручных подписей сторон.

То есть, в данной категории дел судами не оспаривается использование факсимиле, однако такое право нужно закреплять непосредственно в договоре.

Обращаем внимание, что даже при соблюдении требований законодательства по применению факсимиле, это не гарантирует полной защиты от непризнания контролирующими органами, при проведении проверки, первичных документов, подписанных следующим образом.

С уважением,

Олег Никитин

Руководитель судебно – правового департамента

юридического объединения ID Legal Group

Олег Никитин

Оставьте Нам Ваши контакты и Мы с Вами свяжемся

ID Legal Group - Юридическое объединение
ID Legal Group - Юридическое объединение