Загрузка сайта

Обновленный отчет по ЕСВ. Практические рекомендации по заполнению отчета и кадровой документацию, - Татьяна Савчук, аудитор ID Legal Group

Обновленный отчет по ЕСВ. Практические рекомендации по заполнению отчета и кадровой документацию, - Татьяна Савчук, аудитор ID Legal Group
21.08.2018

Введение в действие обновленного отчета по ЕСВ заставило многих профильных специалистов предприятий еще раз критически подойти к существующей на каждом предприятии системе кадрового учета и его документированию. И, не в последнюю очередь, это связано с потребностью адекватного зачисления страхового стажа работающим сотрудникам для последующего начисления органами пенсионного фонда различных социальных выплат.

В настоящее время трудовые книжки так и не стали рудиментом прошлого. Согласно Закону «О пенсионном обеспечении» трудовая книжка является основным документом, подтверждающим стаж работы. Поэтому записи в трудовой книжке принимают во внимание при назначении пенсии, осуществлении выплат за выслугу лет, а также при назначении других льгот. Ответственность за организацию ведения учета, хранения и выдачи трудовых книжек возлагается на руководителя предприятия (компании).

Порядком заполнения отчета по ЕСВ определено, что название должности каждого сотрудника должны быть идентичны названию должности этого сотрудника в таблице 5 обновленного отчета по ЕСВ. Кроме этого, это правило работает и при переводе сотрудника на другую должность или работу. Название профессии или должности, в свою очередь, должно соответствовать профессиональному названию работы по определению Национального классификатора «Классификатор профессий ДК 003:2010»

То есть можно сделать однозначный вывод о том, что при оформлении кадровой документации, трудовых книжек, приказов, штатных расписаний и т.п., названия должностей (профессий) должны быть отражены в строгом соответствии с Классификатором профессий.

В своих статьях специалисты нашей Компании неоднократно обращали внимание на необходимость наличия у каждого предприятия (компании) утвержденного штатного расписания, в котором должности отображаются согласно записям трудовой книжки работника. Записи профессий и должностей в трудовую книжку заносятся по наименованиям должностей, указанных в Классификаторе профессий. Таким образом, в штатном расписании наименование должности должно соответствовать профессиональным названиям работ КП, которые сгруппированы в алфавитном порядке в приложениях А и Б. Но что же делать, если подходящего под конкретную ситуацию наименования в Классификаторе не нашлось. Выходы из ситуации следующие.

От названий, профессий, которые есть в приложениях А и Б создаются необходимые названия профессий путем добавления производных слов, перечень которых есть в приложении В Классификатора. При этом, код профессии остается изначальный.

Возможен также вариант, когда в Классификаторе необходимое название профессии приведено в скобках, то есть как:

  • составляющее профессионального названия работы;
  • вид экономической деятельности;
  • направление использования профессионального названия работы;
  • иностранный синоним (например, маркетолог, менеджер) и прочее.

Специалистами Гоструда неоднократно в своих консультациях подчеркивалась возможность использования названия, приведенного в скобках, по-отдельности от названия, которое приведено рядом с профессиональным названием работы. В обоих вариантах код профессии проставляется один и тот же.

В консультациях Гоструда Украины, также приведены примеры ошибочных записей наименований должностей (профессий). Ошибочные записи можно систематизировать и сгруппировать следующим образом.

  • Разговорные, «бытовые» названия профессий (должностей) -  не соответствуют нормативной базе, оперируют признаками профессиональной деятельности, записи на украинском языке часто содержат русизмы (как пример, «Ветврач»);
  • Название профессий с акцентом на гендерную принадлежность работника, что не соответствует методологии Классификатора профессий (как пример, «Рабочая»). Следует подчеркнуть, что согласно нормам Классификатора, все профессиональные названия работ определяются только в мужском роде. Исключением является лишь несколько профессий, которым присуще использование только в женском роде (как пример, «Швея»);
  • Расширенные двойные названия профессий (должностей),то есть, выписанные через дефис (как пример, «Кассир-бухгалтер»). По существующему порядку, в случае выполнения работником работ, относящихся к различным должностям (профессиям), трудовой договор заключается по соглашению сторон по должности, которая признана основной (то есть с большим объемом выполняемых работ по сравнению с другими должностями).

Возвращаясь к теме заполнения отчета по ЕСВ логично задать вопрос, что делать если в кадровой документации, трудовой книжке, штатном расписании и других соответствующих документах обнаружилась ошибка или неточность. Ответ может быть только один, конечно же корректно исправлять. Порядок исправлений регламентирован соответствующими положениями нормативных документов.

При ошибочных, неточных записях в штатном расписании, Гоструда рекомендует в обязательном порядке выдавать на предприятиях приказы (распоряжения), которые приводят в соответствие профессиональные названия работ, утвержденные штатным расписанием предприятия, с профессиональным названием работ с Классификатором профессий, в том числе в случаях, когда название должности изменилось в связи с внесением изменений в сам Классификатор.

Если же с ошибкой было выдано приказ о приеме работника на работу (скажем, указанная в нем должность не соответствует штатному расписанию), то необходимо издать приказ о внесении в него изменений, а после этого - внести соответствующие записи и в трудовую книжку работника.

Любые исправления в записях трудовых книжек проводятся в строгом соответствии с Инструкцией о порядке ведения трудовых книжек работников, в которой обозначены варианты ошибок и приведена процедура их исправлений. Основное правило: исправления имеют право делать только те работодатели, которые такие записи совершали и допустили неточности либо ошибки.

            Учитывая вышесказанное, а также то что внесенные изменения в отчет по ЕСВ можно считать системными, целесообразным является проведение одноразовой «инвентаризации» информации, которая содержится в кадровой документации, данных военного учета, приказах по кадрам, штатном расписании.

С уважением,

Татьяна Савчук

Руководитель департамента учета и аудита

юридического объединения ID Legal Group

Татьяна Савчук

Оставьте Нам Ваши контакты и Мы с Вами свяжемся

ID Legal Group
ID Legal Group