Загрузка сайта

Представительские расходы: как подтвердить, чтобы не иметь последствий.

Представительские расходы: как подтвердить, чтобы не иметь последствий.
09.08.2016
       Правильное оформление, подтверждение расходов - залог минимизации рисков предъявления претензий со стороны фискальных органов в необоснованности затрат и занижении налога на прибыль. Избежать их можно только в том случае, если грамотно организовать систему документального подтверждения расходов и правильно оформлять соответствующие первичные документы.
 
       Что же представляют собой «представительские расходы»? 
 
       Сегодня в Украине нормативным актом, регулирующим такие вопросы, как состав и содержание расходов на представительские цели, является Приказ Министерства финансов Украины «Об утверждении Норм средств на представительские цели бюджетных учреждений и порядка их расходования» от 14.09.2010 г., разработанный исключительно для бюджетных учреждений. Поэтому, коммерческие предприятия могут использовать данный документ лишь как вспомогательный.
 
       Представительские расходы являются одной из категорий затрат, которые в обязательном порядке производят организации при осуществлении хозяйственной деятельности. К ним относятся расходы на официальный прием и обслуживание представителей других предприятий, которые ведут переговоры с целью установления и поддержания взаимного сотрудничества.
 
       В редакции Налогового Кодекса Украины (далее –НКУ), которая действовала до 1 января 2015 года, налоговики при проведении проверок уделяли особое внимание формированию и документальному подтверждению представительских расходов. Прямую норму об их включении в состав налоговых расходов содержал пп. «а» пп. 138.10.2 НКУ (в старой редакции). С 1 января         2015 года определение объекта налогообложения кардинально изменено (определяется по данным бухгалтерского учета), и прямые нормы с перечнем расходов, которые предприятие может учесть при расчете налога на прибыль, теперь отсутствуют. 
 
       Однако, данный факт вовсе не дает оснований, что плательщики могут забыть о документальном оформлении различных хозяйственныхи операций. 
 
       Норма п. 44.1 НКУ, которая требует вести учет доходов и расходов на основании первичных документов, осталась. Кроме того, п. 18 П(С)БУ 16 предусмотрено, что представительские расходы относятся к общим корпоративным расходам, которые, в свою очередь, включаются в состав административных. Другими словами, для подтверждения представительских расходов предприятию, как и раньше, необходимо правильно оформить их документально. 
 
       Следовательно, чтобы расходы можно было классифицировать как представительские, необходимо иметь надлежаще оформленные подтверждающие документы. При этом, напомним, единого нормативного документа, который бы регулировал порядок документального оформления представительских расходов, нет. 
 
       Таким образом, следует помнить об общих требованиях к обязательным реквизитам первичных документов (счетов, билетов, квитанций, накладных и т. д), указанных в части второй ст. 9 Закона Украины «Про бухгалтерский учет и финансовую отчетность в Украине» от 16.07.99 г. № 996-XIV и в п. 2.4 Положения о документальном обеспечении записей в бухгалтерском учете, утвержденного приказом Минфина от 24.05.1995 г. № 88.
 
       Обязательными реквизитами являются: название документа; дата и место его составления; название предприятия, от имени которого составлен документ; содержание и объем хозяйственной операции, единица измерения такой операции; должности лиц, ответственных за осуществление хозяйственной операции, и правильность ее оформление; личная подпись или другие данные, дающие возможность идентифицировать лицо, которое участвовало в осуществлении хозяйственной операции.
 
       Также, письмом Министерства Доходов и сборов Украины от 25.10.2013 г. № 14054/6/99-99-19-03-02-15 «Относительно налогообложения представительских расходов» определено, что расходы на проведение представительских мероприятий для приема как отечественных, так и иностранных делегаций могут включаться в состав расходов, учитываемых при определении объекта налогообложения, при условии наличия, в частности, приказа о проведении официального приема, приглашения представителей (делегаций) и их ответа; сметы расходов; актов выполненных работ; отчетов о проведенном мероприятии; накладных на отпуск продукции, товаров со склада и т. п, и других надлежащим образом оформленных первичных документов, подтверждающих связь таких расходов с хозяйственной деятельностью плательщика, в частности расходы на транспортное обеспечение, обеспечение переводчиком, если таковой не находится в штате, другие.
 
       При этом в отчете о проведенном мероприятии, с целью подтверждения реальности понесенных затрат, совсем не лишним будет отметить о результатах переговоров, и например, добавить подписанный сторонами договор. В случае, если же договоренности между сторонами не были достигнуты, все же целесообразно документально подтвердить факт переговоров, для организации которых были понесены данные расходы, например подписанием протокола в произвольной форме представителями обеих сторон.
 
       Подводя итог изложенному, расходы на проведение представительских мероприятий включаются в состав расходов, учитываемых при определении объекта налогообложения. При этом, все же они должны быть надлежащим образом подтверждены первичными документами, обязательность ведения и хранения которых предусмотрена правилами ведения бухгалтерского учета.
 
   
С уважением, руководитель организационно – правового департамента
                                                   
Елена Самодина

Оставьте Нам Ваши контакты и Мы с Вами свяжемся

ID Legal Group
ID Legal Group