Загрузка сайта

Транспортировка сотрудников. Отдельные вопросы налогообложения и отражения в отчетности, - Татьяна Савчук, аудитор ID Legal Group

Транспортировка сотрудников. Отдельные вопросы налогообложения и отражения в отчетности, - Татьяна Савчук, аудитор ID Legal Group
28.05.2021

В связи с расположением многих предприятий и организаций за пределами населенных пунктов и в местах с плохой транспортной развязкой, некоторые работодатели вынуждены обеспечивать доставку своих работников к месту работы. А в период карантина, когда общественный транспорт работает с ограничениями или не работает вообще, с проблемой организации доставки своих сотрудников на работу и с работы столкнулся почти каждый руководитель.

Поэтому в данной статье попробуем разобраться с некоторыми нюансами и налоговыми последствиями развозки работников за счет работодателя.

Поскольку у работодателя на законодательном уровне нет обязательства организовывать доставку своих работников на работу и с работы, то он может обеспечить их доставку любым оптимальным для предприятия вариантом.

Документом, регулирующим для работников все социальные льготы, предоставляемые предприятием, в том числе и льготы по оплате проезда или доставки работников к и из места работы, может быть коллективный или трудовой договор. При отсутствии таких договоров будет достаточно приказа руководителя предприятия, в котором будет четко указано все условия по организации доставки работников к месту работы.

Если на предприятии есть собственное авто или арендованное, которым будут доставляться на работу и с работы сотрудники, то так же, как и при других рабочих поездках, нужно оформлять путевые листы и акты списания горючего. В бухгалтерском учете все затраты, связанные с перевозкой работников, можно отнести к прочим расходам и отразить на субсчете 949 «Прочие расходы операционной деятельности».

Что касается НДС, то предприятие имеет право на налоговый кредит, полученный от приобретения товаров или услуг, связанных с перевозкой работников только в случае, если предприятие сможет документально подтвердить то, что перевозка работников связана с хозяйственной деятельностью предприятия. В противном случае придется начислить корректирующие налоговые обязательства по НДС.

Также налоговики в индивидуальной налоговой консультации № 4081/6/99-99-13-02-03-15/ИПК от 18.09.2018 г. настаивают, что затраты предприятия на развозку работников подлежат налогообложению налогом на доходы физических лиц (18%) и военным сбором (1,5%), считая это «другим доходом» работников. Ранее налоговики также придерживались мнения, что перевозка работников должна облагаться НДФЛ и ВЗ, но как дополнительное благо для работников. Поэтому в любом случае перевозки работников будет облагаться НДФЛ и ВЗ, но в отчете лучше отразить для таких доходов работников признак дохода «127».

А вот ЕСВ можно не начислять согласно п.3.21 Инструкции №5, в которой в фонд оплаты труда не относятся расходы на такие перевозки сотрудников.

Чтобы компенсировать работнику расходы на проезд к работе на такси или на общественном транспорте нужно обязательно получить от работника документы, подтверждающие стоимость такого проезда. Также работник для получения возмещения проезда должен обязательно предоставить авансовый отчет.

Согласно пп. 2.3.4 Инструкции №5 такие компенсационные выплаты относятся к фонду оплаты труда и должны облагаться так же, как и заработная плата, поскольку такие выплаты можно идентифицировать по каждому сотруднику.

Также нужно отметить и то, что возмещение проезда работнику будет осуществляться в денежной форме, поэтому базу будем определять без увеличения на натуральный коэффициент.

Если же руководитель решит компенсировать стоимость горючего сотрудникам, которые добираются до работы на собственном автомобиле, то лучше оформить приказ об использовании такого автомобиля в служебных целях. В таком случае НДФЛ, ВЗ и ЕСВ нужно начислить как и при компенсации сотруднику проезда к и с работы общественным транспортом и такси.

Еще одним вариантом может быть оформленный договор аренды автомобиля с работником. В таком случае при выплате дохода работнику в виде арендной платы предприятие согласно п.164.2.5 НКУ удерживает НДФЛ и ВЗ, а сумму выплаченной арендной платы в налоговой отчетности следует отражать с кодом «127», как выплата других доходов.

С уважением,

Татьяна Савчук

Руководитель практики трансфертного ценообразования и аудита

ID Legal Group

Татьяна Савчук

Оставьте Нам Ваши контакты и Мы с Вами свяжемся

ID Legal Group
ID Legal Group