Загрузка сайта

Ведем кассу в электронном виде правильно.

Ведем кассу в электронном виде правильно.
       Большое количество предприятий еще имеет наличные расчеты (и с работниками и с подотчетными лицами и с контрагентами), что обязывает их вести кассу.
 
       Однако все чаще и чаще современные бухгалтера отказываются от бумажного формата ведения кассовых операций и с максимальной пользой используют электронные ресурсы.  Поэтому остановимся на основных моментах, на которые стоит обратить внимание при ведении кассы в электронном виде.
 
       На сегодняшний день основным документом, регламентирующим ведение кассовых операций является Положение, утвержденное постановлением Правления НБУ от 15 декабря 2004 года № 637 «Об утверждении Положения о ведении кассовых операций в национальной валюте в Украине».
 
       Именно в этом регламентном документе предусмотрена возможность ведения кассовой книги в электронном формате и предусмотренны основные требования, которых следует придерживаться при осуществлении ведения кассовой книги в электронном виде. 
 
       Так, глава 4 п. 4.4 Положения предусматривает, что предприятия при условии обеспечения надлежащего хранения кассовых документов могут вести кассовую книгу в электронной форме с помощью компьютерных средств.
 
       Напомним, что традиционно кассовая книга ведется в бумажном формате, заполняется от руки и под копирку, имеет отрывные страницы которые нумеруются сплошным порядком. 
 
       Однако ведение книги вручную занимает много времени, а любая ошибка влечет за собой необходимость переписывать книгу снова и снова.
 
       Следовательно, преимущества ведения кассовой книги в электронном виде очевидны.
 
       В упомянутом Положении №637 также приводятся основные требования к порядку ведения кассовой книги в электронном виде:
 
       - Программное обеспечение, с помощью которого ведется кассовая книга, должно обеспечивать визуальное отражение и распечатку каждой из двух частей листа кассовой книги («Вкладной лист кассовой книги» и «Отчет кассира»), которые по форме и содержанию должны воспроизводить форму и содержание кассовой книги в бумажной форме;
 
       - Основанием для осуществления записей в кассовой книге должна быть соответствующая информация с кассовых документов;
 
       - Страницы кассовой книги должны нумероваться автоматически в порядке возрастания с начала года.
 
       В случае распечатывания «Вкладного листа кассовой книги» в конце месяца должно автоматически распечатываться общее количество листов кассовой книги за этот месяц, а в случае распечатывания в конце года - их общее количество за год. 
 
       Стоит обратить внимание на тот факт, что форма кассовой книги, которая выводится на печать в наиболее распространенном программном обеспечении для ведения учета – 1С - предусматривает только одну частицу кассовой книги, которая визуально соответствует форме части листа «Отчет кассира», в то время как утвержденная и печатная форма кассовой книги состоит из двух частей – «Вкладной лист» и «Отчет кассира». 
 
       Вместе с тем часть листа «Отчет кассира» является расширенной формой «Вкладного листа кассовой книги», поскольку кроме других колонок («Номер документа», «От кого получено или кому выдано», «Номер корреспондирующего счета», «Поступления» и «Расход») «Отчет кассира» также содержит и сведения об остатках средств на начало и конец дня, обороты и подписи ответственных лиц. 
 
       Следовательно, выполняя требование Постановления №637 относительно распечатывания и «Вкладного листа» и «Отчета кассира»,  мы рекомендуем распечатывать кассовую книгу в двух экземплярах, один из которых сшивать в виде кассовой книги (сшиваются только листы кассовой книги), а другой использовать как отчеты кассира и под каждый лист подшивать первичные документы, подтверждающие движение наличных. 
 
       Согласно дальнейших инструкций Постановления №637, после распечатывания «Вкладного листа кассовой книги» и «Отчета кассира» кассир обязан проверить правильность составления этих документов, подписать их и передать «Отчет кассира» вместе с соответствующими кассовыми документами в бухгалтерию под подпись во «Вкладном листе кассовой книги». 
 
       Также бухгалтер должен обратить внимание, что «Вкладной лист кассовой книги» в течение года хранится кассиром отдельно за каждый месяц. 
 
       После окончания календарного года (или в зависимости от необходимости) «Вкладной лист кассовой книги» формируется в подшивки в хронологическом порядке.
 
       Общее количество листов за год заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера предприятия - юридического лица, а подшивки формируются в книгу, которая скрепляется оттиском печати предприятия (юридического лица). После окончания календарного года кассовая книга должна передаваться для хранения согласно законодательству Украины.
 
       Также стоит заметить, что руководитель предприятие в своем приказе / положении о порядке ведения кассовых операций предприятия должно предусмотреть, какая периодичность будет применяться для распечатывания электронной кассовой книги - 1 раз в месяц, квартал или год.
 
       Напомним об ответственности, которая применяется в случае нарушения порядка ведения кассовых операций (не учитывая использование РРО): 
 
       - неоприходование, неполное и/или несвоевременное оприходование наличности установлен штраф в 5-кратном размере суммы наличности, не оприходованной в кассе (абз. 3 п.1 Указа № 436).
 
       Отдельно заметим, что применять штрафные санкции за не оприходование наличности на основании сравнительного анализа данных налогового и бухгалтерского учета и представленной налоговой отчетности налоговые органы не имеют права – это право сегодня предоставлено только НБУ. 
 
       - не соблюдается лимит кассы, то предприятию грозит штраф в двойном размере суммы выявленной сверхлимитной наличности за каждый день (абз. 2 п. 1 Указа № 436).
 
 
С уважением, руководитель департамента учета и аудита
 
Татьяна Савчук

Оставьте Нам Ваши контакты и Мы с Вами свяжемся

ID Legal Group - Юридическое объединение
ID Legal Group - Юридическое объединение