Завантаження сайту

Факсиміле на первинних документах. Як захиститись від ДФС та у суді, - Олег Нікітін, адвокат ID Legal Group

Факсиміле на первинних документах. Як захиститись від ДФС та у суді, - Олег Нікітін, адвокат ID Legal Group
08.08.2018

Питання щодо використання (проставлення) факсиміле суб’єктами господарювання у документах, зокрема первинних і на сьогодні привертає посилену увагу. Надмірний документообіг та необхідність термінового відпрацювання документів зумовлює потребу у використанні факсимільного відтворення підпису керівника підприємства. В свою чергу інші працівники, які, відповідно до наданих їм повноважень, використовувати факсиміле керівника,  постійно наголошують на тому, що безпосереднє підписання документів керівником потребує значної кількості робочого часу, у зв’язку з чим вони не встигають своєчасно виконувати доручену їм роботу.

Отже, не дивно, що задля оптимізації бізнес-процесів підприємства (установи, організації) знаходяться у безперервному пошуку шляхів удосконалення документообігу. А одним із таких шляхів є використання факсиміле.

Проте, чинним законодавством не закріплено поняття "факсиміле" або "факсимільне відтворення підпису", при цьому відсутній також і порядок його використання та перелік документів, в яких можливе  його використання.

У зв’язку з чим тлумачення цього поняття  підприємствами застосовується у загальновживаному значенні. Тобто розглядається, як точне відтворення будь-якого графічного оригіналу,  або іншими словами копія, яка має вигляд печатки, що відтворює власноручний підпис особи, задля спрощення роботи з документами та зменшення часу в цілому.

Законодавче закріплення права використання факсиміле відображено в ч. 3  ст. 207 Цивільного кодексу України(далі - Кодекс). Де визначено, що під час укладання (у  тому числі підписання) правочинів шляхом факсимільного відтворення підпису, використовуючи засоби механічного, електронного або будь-якого іншого копіювання, електронного підпису (іншого аналога власноручного підпису) дозволяється у передбачених законодавством України випадках, або за письмовою згодою сторін, яка містить зразки аналога власноручних підписів останніх.

Тобто, з цього випливає, що використання факсиміле сторонами договору можливе тільки на певних документах після закріплення положення про наявність цього права у договорі або в додатковій угоді до такого договору. При цьому, договір або додаткова угода про можливість використання факсиміле підпису уповноваженої особи повинна обов’язково включати зразки власноручних підписів цих осіб.

І навпаки, якщо при підписанні в договорі сторонами не буде узгоджено право застосування факсиміле, то такий договір у судовому порядку може бути визнаний недійсним у частині використання сторонами факсиміле з настанням відповідних правових наслідків.

В свою чергу, у приписах ч. 7 ст. 94 Кодексу адміністративного судочинства України (далі – КАС України), закріплено, що документи, які були отримані за допомогою факсимільного або іншого аналогічного засобу зв’язку, можуть бути прийняті судом до розгляду як письмові докази лише у випадках і в порядку, що встановлені законодавством або договором.

Разом з тим, ситуація щодо використання факсиміле у первинних документах дещо інша.

Згідно з абз. 1 п. 44.1 ст. 44 Податкового кодексу України (далі – ПК України) задля цілей оподаткування платники податків зобов’язані вести облік доходів, витрат та інших показників, які пов’язані з визначенням об’єктів оподаткування (податкових зобов’язань), відповідно до первинних документів. А також регістрів бухгалтерського обліку, фінансової звітності або будь-яких інших документів, які пов’язані з обчисленням і сплатою податків і зборів, ведення яких передбачено  чинним законодавством України.

Платникам заборонено формувати показники податкової звітності, митних декларацій згідно даних, що не підтверджені документами, відповідно до абз. 1 п. 44.1 ст. 44 ПК України.

У ч. 2 ст. 9 ЗУ «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» від 16.07.1999 р. № 996 та ст. 12 ЗУ «Про електронну комерцію» від 03.09.2015 р. №675 закріплено, що складання первинних та зведених облікових документів може бути як у паперовій так і в електронній формі, з обов’язковим зазначенням таких реквізитів як особистий підпис або інші дані, за якими можна ідентифікувати особу, що брала участь у здійсненні господарської операції.

Також, відповідно до п. 2.5 Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку від 24.05.1995 № 88, та ст. 1 Закону № 996-14 первинні документи – це документи, що були створені у письмовому або електронному вигляді, які фіксують, підтверджують господарські операції, розпорядження та дозволи адміністрації (власника) на їх проведення. Документ повинен бути підписаний особисто, а підпис може бути скріплений печаткою. У випадку якщо було накладено  електронний підпис, то з урахуванням чинного законодавства України, яке регулює питання електронних документів та електронного документообігу. Зокрема, під час оформлення первинних документів використання факсимільного відтворення підпису можливе у порядку, передбаченому законодавством.

Поряд із цим, в Загальнодоступній інформаційно – довідковій системи “ЗІР” на сайті Державної фіскальної служби України (далі – ДФС України), у категорії № 135.06 є наступне питання: "чи може при оформленні первинних документів, які є підставою для податкового обліку, використовуватися факсиміле?"

Супроводження перевірок фіскальних органів, податкових спорів, аналіз ризиків

Детальніше

З урахуванням вищевикладених норм законодавства було отримано відповідь, що  використання факсимільного відтворення підпису під час оформлення первинних документів не буде розцінюватися як порушення законодавства за умови письмової згоди сторін в якій знаходяться зразки відповідного аналога їхніх власноручних підписів.

Слід зазначити, що у індивідуальній податковій консультації ДФС України№1829/6/99-99-15-02-02-15/ІПК від 2017 року, окрім наведених вище норм чинного законодавства, зазначено також, що з питань оформлення первинних документів, у тому числі з використанням факсиміле, доцільно звертатися до Міністерства фінансів України.

Водночас, незважаючи на все що зазначено вище, під час перевірки контролюючими органами суб’єктів господарювання, виникають спірні ситуації щодо використання факсиміле на первинних документах, що підтверджують виконання договорів. При цьому, контролюючий орган дотримується позиції, що первинні документи мають містити виключно «особистий підпис особи» (один із обов’язкових реквізитів первинного документу), що свідчить про дійсність цього документу та реальність господарської операції.

Щодо судової практики, то можемо зазначити, що у справі №  910/4050/17 Верховний Суд, скасував судові рішення попередніх інстанцій, направиши справу на новий розгляд, оскільки судам попередніх інстанцій необхідно належним чином дослідити чи узгоджено сторонами  використання факсиміле, адже використання останнього при вчиненні правочинів допускається за письмовою згодою сторін, у якій мають міститися зразки відповідного аналога власноручних підписів сторін.

Тобто, в даних категорія справ судами не заперечується використання факсиміле, проте таке право потрібно закріплювати безпосередньо у договорі.

Однак, звертаємо увагу, що навіть при дотриманні вимог законодавства щодо застосування факсиміле, це не гарантуватиме цілковитого захисту від невизнання контролюючими органами при проведенні перевірки первинних документів підписаних у такий спосіб.

З повагою,

Олег Нікітін

Керівник судової практики

ID Legal Group

Олег Нікітін

Залиште Нам Ваші контакти і Ми з Вами зв'яжемося

ID Legal Group
ID Legal Group