Завантаження сайту

Оновлений звіт по ЄСВ. Практичні рекомендації щодо заповнення звіту і кадрової документації, - Тетяна Савчук, аудитор ID Legal Group

Оновлений звіт по ЄСВ. Практичні рекомендації щодо заповнення звіту і кадрової документації, - Тетяна Савчук, аудитор ID Legal Group
21.08.2018

Введення в дію оновленого звіту з ЄСВ змусило багатьох профільних фахівців підприємств ще раз критично підійти до існуючої на кожному підприємстві системі кадрового обліку та його документуванню. І, не в останню чергу, це пов'язано з потребою адекватного зарахування страхового стажу працюючим співробітникам для подальшого нарахування органами пенсійного фонду різних соціальних виплат.

На сьогодні трудові книжки так і не стали рудиментом минулого. Відповідно до Закону «Про пенсійне забезпечення» трудова книжка є основним документом, що підтверджує стаж роботи. Тому записи в трудовій книжці беруть до уваги при призначенні пенсії, здійсненні виплат за вислугу років, а також при застосуванні інших пільг. Відповідальність за організацію ведення обліку, зберігання і видачі трудових книжок покладається на керівника підприємства (компанії).

Порядком заповнення звіту з ЄСВ визначено, що назва посади кожного співробітника повинні бути ідентичні назві посади цього співробітника в таблиці 5 оновленого звіту з ЄСВ. Крім цього, це правило працює і при переведенні співробітника на іншу посаду або роботу. Назва професії або посади, в свою чергу, повинна відповідати професійній назві роботи за визначенням Національного класифікатора «Класифікатор професій ДК 003:2010»

Тобто можна зробити цілком конкретний висновок про те, що при оформленні кадрової документації, трудових книжок, наказів, штатних розписів і т.п., назви посад (професій) повинні бути відображені в суворій відповідності до Класифікатора професій.

У своїх статтях фахівці нашої Компанії неодноразово звертали увагу на необхідність наявності у кожного підприємства (компанії) затвердженого штатного розпису, в якому посади відображаються згідно із записами трудової книжки працівника. Записи професій і посад в трудову книжку вносяться за назвою посад, зазначених у Класифікаторі професій. Таким чином, в штатному розписі назва посади повинна відповідати професійній назві робіт КП, які згруповані в алфавітному порядку в додатках А і Б. Але що ж робити, якщо під конкретну ситуацію найменування, яке підходить, в Класифікаторі не знайшлося. Виходи з ситуації наступні.

Від назв, професій, які є в додатках А і Б і створюються необхідні назви професій шляхом додавання похідних слів, перелік яких є в додатку В Класифікатора. При цьому, код професії залишається початковий.

Можливий також варіант, коли в Класифікаторі необхідну назву професії наведено в дужках, тобто як:

- складову професійної назви роботи;

-        вид економічної діяльності;

- напрям використання професійної назви роботи;

- іншомовний синонім (наприклад, маркетолог, менеджер) та інше.

Фахівцями Держпраці неодноразово в своїх консультаціях підкреслювалася можливість використання назви, наведеної у дужках, окремо від назви, яка наведена поруч з професійною назвою роботи. В обох варіантах код професії проставляється один і той самий.

У консультаціях Держпраці України, також наведені приклади помилкових записів найменувань посад (професій). Помилкові записи можна систематизувати і згрупувати наступним чином.

- Розмовні, «побутові» назви професій (посад) - не відповідають нормативній базі, оперують ознаками професійної діяльності, записи українською мовою часто містять русизми (як наприклад, «Ветлікар»);

- Назва професій з акцентом на гендерну приналежність працівника, що не відповідає методології Класифікатора професій (як приклад, «Робоча»). Слід підкреслити, що згідно з нормами Класифікатора, всі професійні назви робіт визначаються тільки в чоловічому роді. Винятком є лише кілька професій, яким притаманне використання тільки в жіночому роді (наприклад, «Швачка»);

- Розширені подвійні назви професій (посад), тобто, виписані через дефіс (наприклад, «Касир-бухгалтер»). За існуючим порядком, в разі виконання працівником робіт, що відносяться до різних посад (професій), трудовий договір укладається за згодою сторін за посадою, яку визнано основною (тобто з великим обсягом робіт в порівнянні з іншими посадами).

Повертаючись до теми заповнення звіту з ЄСВ логічно поставити питання, що робити якщо в кадровій документації, трудовій книжці, штатному розписі та інших відповідних документах виявилася помилка або неточність. Відповідь може бути лише одна, звичайно коректно виправляти. Порядок виправлень регламентований відповідними положеннями нормативних документів.

При помилкових, неточних записах в штатному розписі, Держпраці рекомендує в обов'язковому порядку видавати на підприємствах накази (розпорядження), які приводять у відповідність професійні назви робіт, затверджені штатним розписом підприємства, з професійною назвою робіт відповідно до Класифікатора професій, в тому числі у випадках, коли назва посади змінилася у зв'язку з внесенням змін до самого Класифікатору.

Якщо ж з помилкою було видано наказ про прийом працівника на роботу (скажімо, зазначена в ньому посада не відповідає штатному розпису), то необхідно видати наказ про внесення до нього змін, а після цього - внести відповідні записи і в трудову книжку працівника.

Будь-які виправлення в записах трудових книжок відбуваються в строгій відповідності до Інструкції про порядок ведення трудових книжок працівників, в якій визначені варіанти помилок і приведена процедура їх виправлень. Основне правило: виправлення мають право робити тільки ті роботодавці, які зробили такі записи і допустили неточності або помилки.

З огляду на вищесказане, а також те що внесені зміни в звіт з ЄСВ можна вважати системними, доцільним є проведення одноразової «інвентаризації» інформації, яка міститься в кадровій документації, даних військового обліку, наказах по кадрам, штатному розписі.

З повагою,

Тетяна Савчук

Керівник департаменту обліку та аудиту

юридичного об’єднання ID Legal Group

Тетяна Савчук

Залиште Нам Ваші контакти і Ми з Вами зв'яжемося

ID Legal Group
ID Legal Group