Завантаження сайту

Представницькі витрати: як підтвердити, щоб не мати наслідків.

Представницькі витрати: як підтвердити, щоб не мати наслідків.
09.08.2016
       Правильне оформлення, підтвердження витрат - запорука мінімізації ризиків пред’явлення претензій з боку фіскальних органів в необґрунтованості витрат та заниженні податку на прибуток. Уникнути їх можна тільки в тому випадку, якщо грамотно організувати систему документального підтвердження витрат і правильно оформляти відповідні первинні документи.
 
       Що ж являють собою «представницькі витрати»? 
 
       На сьогодні в Україні нормативним актом, що регулює такі питання, як склад і зміст витрат на представницькі цілі, є Наказ Міністерства фінансів України «Про затвердження Норм коштів на представницькі цілі бюджетних установ та порядку їх витрачання» від 14.09.2010р., розроблений виключно для бюджетних установ. Тому, комерційні підприємства можуть використовувати даний документ лише як допоміжний.
 
       Представницькі витрати є однією з категорій витрат, які в обов’язковому порядку проводять організації при здійсненні господарської діяльності. До них відносяться витрати на офіційний прийом і обслуговування представників інших підприємств, які ведуть переговори з метою встановлення і підтримання взаємного співробітництва.
 
       У редакції Податкового Кодексу України (далі –ПКУ), що діяла до 1 січня 2015 року, податківці при здійсненні перевірок приділяли особливу увагу формуванню та документальному підтвердженню представницьких витрат. Пряму норму про їх включення до складу податкових витрат містив пп. «а» пп. 138.10.2 ПКУ (у старій редакції). З 1 січня 2015  року визначення об’єкта оподаткування кардинально змінено (визначається за даними бухгалтерського обліку), і прямі норми з переліком витрат, які підприємство може врахувати при розрахунку податку на прибуток, тепер відсутні. 
 
       Проте, даний факт зовсім не дає підстав, що платники можуть забути про документальне оформлення різних господарських операцій. 
 
       Норма п. 44.1 ПКУ, що вимагає вести облік доходів і витрат на підставі первинних документів, залишилася. 
 
       Крім того, п. 18 П(С)БО 16 передбачено, що представницькі витрати належать до загальних корпоративних витрат, які, у свою чергу, включаються до складу адміністративних. Іншими словами, для підтвердження представницьких витрат підприємству, як і раніше, необхідно правильно оформити їх документально.  
 
       Отже, щоб витрати можна було класифікувати як представницькі, необхідно мати належно оформлені підтверджуючі документи. При цьому, нагадаємо, єдиного нормативного документу, який би регулював порядок документального оформлення представницьких витрат, немає. 
 
       Тому, слід пам'ятати про загальні вимоги до обов'язкових реквізитів первинних документів (рахунків, квитків, квитанцій, накладних тощо), зазначених у частині другій ст. 9 Закону України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» від 16.07.99 р. № 996-ХІV та в п. 2.4 Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затвердженого наказом Мінфіну від 24.05.1995 р. № 88.
     
       Обов’язковими реквізитами є: назва документа; дата й місце його складання; назва підприємства, від імені якого складено документ; зміст і обсяг господарської операції, одиниця виміру такої операції; посади осіб, відповідальних за здійснення господарської операції, і правильність її оформлення;  особистий підпис або інші дані, що дають змогу ідентифікувати особу, яка брала участь у здійсненні господарської операції.
 
       Також, листом Міністерства Доходів і зборів України від 25.10.2013р.  №  14054/6/99-99-19-03-02-15 «Щодо оподаткування представницьких витрат» визначено, що витрати на проведення представницьких заходів для прийому як вітчизняних, так і іноземних делегацій можуть включатись до складу витрат, що враховуються при визначенні об'єкта оподаткування, за умови наявності, зокрема, наказу про проведення офіційного прийому, запрошення представників (делегацій) та їх відповіді; кошторису витрат; актів виконаних робіт; звітів про проведений захід; накладних на відпуск продукції, товарів зі складу тощо, та інших належним чином оформлених первинних документів, що підтверджують зв'язок таких витрат з господарською діяльністю платника, зокрема витрати на транспортне забезпечення, забезпечення перекладачем, якщо такий не перебуває в штаті, інші.
 
       При цьому в звіті, про проведений захід, з метою підтвердження реальності понесених витрат, зовсім не зайвим буде зазначити про результати переговорів, і наприклад, додати підписаний сторонами договір. Якщо ж, домовленості між сторонами не було досягнуто, все ж таки доцільно документально підтвердити факт переговорів, для організації яких було понесено дані витрати, наприклад підписанням протоколу у довільній формі представниками обох сторін.
 
       Підсумовуючи викладене, витрати на проведення представницьких заходів включаються до складу витрат, що враховуються при визначенні об’єкта оподаткування. При цьому, все ж таки вони повинні бути належним чином підтверджені первинними документами, обов’язковість ведення і зберігання яких передбачена правилами ведення бухгалтерського обліку.
 
   
З повагою, керівник організаційно – правового департаменту
                                             
Олена Самодіна

Залиште Нам Ваші контакти і Ми з Вами зв'яжемося

ID Legal Group
ID Legal Group