Завантаження сайту

Ведемо касу в електронному вигляді правильно.

Ведемо касу в електронному вигляді правильно.
19.10.2016
       Велика кількість підприємств ще має готівкові розрахунки (і з працівниками, і з підзвітними особами, і з контрагентами), що зобов’язує їх вести касу.
 
       Проте все частіше і частіше сучасні бухгалтери відмовляються від паперового формату ведення касових операцій та з максимальною користю використовують електронні ресурси.
 
       Тож зупинимось на основних моментах, на які варто звернути увагу при веденні каси в електронному вигляді.
 
       На сьогоднішній день основним документом, що регламентує ведення касових операцій є Положення, затверджене постановою Правління НБУ від 15 грудня 2004 року № 637 «Про затвердження Положення про ведення касових операцій у національній валюті в Україні».
 
       Саме в цьому регламентному документі передбачена можливість ведення касової книги у електронному форматі та передбачені основні вимоги, яких слід дотримуватись при здійсненні ведення касової книги у електронному вигляді. 
 
       Так, глава 4 п. 4.4 Положення передбачає, що підприємства за умови забезпечення належного зберігання касових документів можуть вести касову книгу в електронній формі за допомогою комп’ютерних засобів. 
 
       Нагадаємо, що традиційно касова книга ведеться у паперовому форматі, заповнюється від руки та під копірку, має відривні аркуші, що нумеруються суцільним порядком.
 
       Проте ведення книги вручну займає багато часу, а будь-яка помилка спричиняє необхідність переписувати книгу знову і знову. Відтак, переваги ведення касової книги в електронному вигляді є очевидними.
 
       У згаданому Положенні №637 також наводяться основні вимоги до порядку ведення касової книги в електронному вигляді:
 
       - Програмне забезпечення, за допомогою якого ведеться касова книга, має забезпечувати візуальне відображення і роздрукування кожної з двох частин аркуша касової книги («Вкладний аркуш касової книги» та «Звіт касира»), які за формою і змістом мають відтворювати форму та зміст касової книги в паперовій формі; 
 
       - Підставою для здійснення записів у касовій книзі має бути відповідна інформація з касових документів;
 
       - Сторінки касової книги мають нумеруватися автоматично в порядку зростання з початку року.
 
       У разі роздрукування «Вкладного аркуша касової книги» у кінці місяця має автоматично роздруковуватися загальна кількість аркушів касової книги за цей місяць, а в разі роздрукування в кінці року - їх загальна кількість за рік. 
 
       Варто звернути увагу на той факт, що форма касової книги, яка виводиться на друк у найбільш поширеному програмному забезпеченні для ведення обліку – 1С - передбачає лише одну частинку касової книги, яка візуально відповідає формі частини аркуша «Звіт касира», в той час як затверджена та друкована форма касової книги складається з двох частин – «Вкладний аркуш» та «Звіт касира». 
 
       Разом із тим частина аркуша «Звіт касира» є розширеною формою «Вкладного аркушу касової книги», оскільки окрім інших колонок («Номер документа», «Від кого отримано чи кому видано», «Номер кореспондуючого рахунку», «Надходження» та «Видаток»)  «Звіт касира» також містить і відомості щодо залишків коштів на початок та кінець дня, обороти та підписи відповідальних осіб.   
 
       Відтак, виконуючи вимогу Постанови №637 щодо роздрукування і «Вкладного аркушу» і «Звіту касира» ми рекомендуємо роздруковувати касову книгу в двох екземплярах, один з яких зшивати у вигляді касової книги (зшиваються тільки аркуші касової книги), а інший використовувати як звіти касира та під кожен аркуш підшивати первинні документи, що засвідчують рух готівки. 
 
       Відповідно до подальших інструкцій Постанови №637, після роздрукування «Вкладного аркуша касової книги» і «Звіту касира» касир зобов’язаний перевірити правильність складання цих документів, підписати їх і передати «Звіт касира» разом з відповідними касовими документами до бухгалтерії під підпис у «Вкладному аркуші касової книги». 
 
       Також бухгалтер має звернути увагу, що «Вкладний аркуш касової книги» протягом року зберігається касиром окремо за кожний місяць. Після закінчення календарного року (або залежно від потреби) «Вкладний аркуш касової книги» формується в підшивки в хронологічному порядку. 
 
       Загальна кількість аркушів за рік засвідчується підписами керівника і головного бухгалтера підприємства - юридичної особи, а підшивки формуються в книгу, яка скріплюється відбитком печатки підприємства (юридичної особи).
 
       Після закінчення календарного року касова книга має передаватися для зберігання відповідно до законодавства України.
 
       Також варто зауважити, що керівник підприємства у своєму наказі / положенні щодо порядку ведення касових операцій підприємства має передбачити, яка періодичність буде застосовуватись для  роздрукування електронної касової книги - 1 раз на місяць, квартал або рік.
 
       Нагадаємо про відповідальність, яка застосовується в разі порушення порядку ведення касових операцій (не враховуючи використання РРО): 
 
       - неоприбуткування, неповне та/або несвоєчасне оприбуткування готівки встановлено штраф у 5-кратному розмірі суми готівки, не оприбуткованої в касі (абз. 3 п.1 Указу № 436).
 
       Окремо зауважимо, що застосовувати штрафні санкції за не оприбуткування готівки на підставі порівняльного аналізу даних податкового і бухгалтерського обліку та поданої податкової звітності податкові органи не мають права – це право на сьогодні надано лише НБУ. 
 
       - не дотримано ліміт каси, то підприємству загрожує штраф у подвійному розмірі суми виявленої понадлімітної готівки за кожен день (абз. 2 п. 1 Указу № 436).
 
 
З повагою, керівник департаменту обліку та аудиту
 
Тетяна Савчук

Залиште Нам Ваші контакти і Ми з Вами зв'яжемося

ID Legal Group
ID Legal Group