Стаття опублікована в журналі «Юрист&Закон» № 1 (2024)
На продовження відкритої фахівцями ID Лігал Груп серії публікацій, присвячених питанням апостилювання податковим органом документів, пов’язаних з оподаткуванням, у цій статті пропонуємо приділити увагу не менш важливому питанню, з яким час від часу стикається майже кожен платник, а саме – легалізація відомостей, зазначених у податковій декларації.
Згідно з нормами ПКУ серед обов’язків платника, зокрема, є подання до фіскального органу декларації, що він може зробити в один з обраних способів, а саме:
– особисто / через уповноважену особу (представника);
– надсилання поштою з повідомленням про вручення / цінним листом з описом вкладення;
– в електронній формі з використанням засобів електронного зв’язку (через електронний кабінет платника).
Водночас слід звернути увагу, що податкову декларацію в електронній формі, яка є на сьогодні найпоширенішою та найпростішою для платників формою подання звітності до податкового органу, обов’язково подають з урахуванням закріплених положень законів щодо електронного документообігу й електронних довірчих послуг.
Водночас спеціальним Порядком, який затверджено наказом Мінфіну від 06.06.2017 р. № 557, закріплено механізм обміну електронними документами (далі – е-документ) між податківцями та платниками податків (далі – Порядок № 557).
Зокрема, Порядком № 557 передбачено, що до е-документів серед інших належить і створена в електронній формі податкова звітність, яку також потрібно створювати й подавати до податкового органу з урахуванням приписів законодавства з питань електронного документообігу та електронних довірчих послуг у визначеному законодавством форматі.
Доказами доставки та прийняття податківцями поданої платником декларації в електронній формі є:
– квитанція № 1, яка формується програмою внаслідок автоматизованої перевірки направленої платником в електронному вигляді декларації та є підтвердженням факту доставки та її часу до податкового органу;
– квитанція № 2, яка формується програмою внаслідок ідентифікації, опрацювання й перевірки обов’язкових реквізитів направленої платником в електронному вигляді декларації та є підтвердженням факту її прийняття / неприйняття / реєстрації податківцями.
Водночас слід звернути увагу, що зазначені вище квитанції № 1 та № 2 є лише електронними повідомленнями, які формуються програмою податкового органу й не містять жодних підписів представників центрального податкового органу та його печаток, тож такі е-документи не належать до офіційних документів, які видає податковий орган як центрального, так і територіального рівнів.
А втім, попри той факт, що декларація є документом, який складає, підписує та подає платник до податкового органу за місцем його обліку на виконання вимог податкового законодавства та який надалі зберігається в цьому держоргані, така декларація не набуває статусу офіційного документа, виданого відповідним органом.
Отже, з викладеного вище випливає, що податковий орган центрального рівня не здійснює апостилювання декларації платника, квитанцій № 1 і № 2, оскільки такі документи не підпадають під визначення “офіційні документи”, видані фіскалами, у розумінні затверджених спільним наказом МЗС, МВС, МОН, Мінфіну та Мін’юсту від 17.03.2023 р. № 125/209/293/139/999/5 Правил проставляння апостилю на офіційних документах.
Натомість на бажання заявника / платника податківці можуть проставити апостиль на довідці про подану та прийняту податковим органом декларацію, яка має статус “офіційного документа”, виданого податковим органом, відповідно до вказаних вище Правил. Зазначену довідку за затвердженою формою платник може отримати в ЦОП на підставі поданої ним заяви відповідно до затвердженого наказом Мінфіну від 13.06.2017 р. № 568 спеціального Порядку оформлення і видачі.
Отже, зважаючи на те, що апостиль податківці на декларації не проставляють, для легалізації зазначених у ній відомостей платник має звернутися до приватного / державного нотаріуса, які згідно із законом про нотаріат та Порядком вчинення нотаріальних дій, затвердженим наказом Мін’юсту від 22.02.2012 р. № 296/5, зокрема, посвідчують справжність підпису особи на документах; засвідчують вірність перекладу документів з однієї мови на іншу, у т. ч. з української мови на мову країни, у якій буде використано такий переклад, і засвідчують справжність підпису перекладача, який виконав переклад документа.
Водночас поза увагою не можна залишити важливий момент, який передує проставленню нотаріусом апостиля на декларації платника, – оформлення афідевіту, під яким потрібно розуміти “письмову урочисту заяву”, відповідно до якої заявник / платник під присягою засвідчує факти / відомості, викладені в декларації (роз’яснення Мін’юсту від 01.02.98).
Відповідальність за інформацію, вказану в декларації, покладено лише на заявника / платника, оскільки нотаріус тільки підтверджує записані за свідченнями заявника / платника відомості в декларації та засвідчує справжність підпису останнього.
Згідно з указаними роз’ясненнями Мін’юсту документи (листи, фотокартки, квитанції тощо), додані до афідевіту на підтвердження викладених у ньому фактів / відомостей, підшиваються перед афідевітом. Зауважуємо, що в деяких країнах вимоги про наявність таких додатків в обов’язковому порядку передбачає застереження в посвідчувальному написі.
Процедуру проставляння апостиля на документах, які оформляють нотаріуси, урегульовано також спеціальним Порядком, затвердженим наказом Мін’юсту від 11.11.2015 р. № 2268/5, згідно з яким загальний строк для проставлення / надання відмови у проставленні апостилю становить до двох робочих днів.
Для проставлення апостиля платник пред’являє посадовій особі територіального органу Мін’юсту, нотаріусу:
– документ, що посвідчує його особу;
– документ, на якому проставляється апостиль / завірену в установленому порядку його копію;
– документ про оплату послуги з проставлення апостиля.
Також зазначаємо, що апостиль проставляють окремо на кожному виді документа, кількість яких є необмеженою, а тому й оплату потрібно здійснювати згідно з поданою заявником для апостилювання кількістю документів.
Інформація щодо проставлення апостиля / відмови у його проставленні підлягає внесенню до Реєстру апостилів, розміщеного за посиланням: https://apostille.minjust.gov.ua/main/result#close.
Отже, з викладеного вище випливає, що для легалізації зазначених у декларації відомостей заявник / платник спочатку має звернутися до нотаріуса для оформлення афідевіту, відповідно до якого платник підтверджує викладені в ньому факти / відомості, на підтвердження яких необхідно долучити копії поданої до податкового органу декларації та квитанцій № 1 і № 2.
Наступним кроком після оформлення афідевіту є розгляд поданої заявником / платником декларації з доданими до неї квитанціями № 1 і № 2, за результатами чого проставляють апостиль / відмовляють у його проставленні та вносять відповідну інформацію до Реєстру.
Крім того, на прохання заявника / платника та за потреби можна оформити переклад афідевіту іноземною мовою за правилами засвідчення вірності перекладу документа з однієї мови на іншу.
ВИСНОВОК:
З огляду на викладене зазначаємо, що на практиці тривалість викладеної в цій публікації процедури апостилізації відомостей декларації платника, доданої до афідевіту, залежить передусім від обсягу, складності та здійснення перекладу іншою мовою (за потреби). Орієнтовно такий строк може становити до 10 календарних днів із моменту подання заявником / платником документів до нотаріуса.
Окрім викладеного, також звертаємо увагу, що послуги нотаріуса з проставляння апостилю та оформлення афідевіту є оплатними. Вартість цих послуг нотаріуси визначають самостійно залежно від виду й обсягу вчинюваних нотаріальних дій.
З повагою,
Ельвіна Гаврилюк
адвокат ID Legal Group
