Стаття опублікована в журналі «Юрист&Закон» № 47
У даній публікації пропонуємо звернути увагу на механізм реалізації отримання платниками в податковому органі апостильованих документів.
Зокрема, у попередній статті на вказану тему ми зазначали, що порядок проставлення спеціального штампа з написом “Apostille” на офіційних документах визначено спеціальними Правилами, які затверджені спільним наказом МЗС, МВС, МОН, Мінфіну та Мін’юсту від 17.03.2023 р. № 125/209/293/139/999/5 (далі – Правила).
Пунктом 2 Правил закріплено вичерпний перелік документів, на яких проставляють апостиль, до якого, зокрема, належать документи, видані як центральним апаратом податкової служби, так і її територіальними органами (довідки та/або рішення, видані такими контролюючими органами, на яких проставлено підпис відповідної особи й печатку органу).
Згідно з п. 5 Правил апостиль проставляють на вимогу особи, яка підписала документ, або на вимогу фізичної/юридичної особи чи їх представників шляхом подання платником відповідної заяви до податкового органу.
З огляду на те, що типової або затвердженої форми заяви для проставляння апостиля Правилами чи іншим нормативно-правовим актом не визначено, податкова служба для вироблення в платників єдиного підходу щодо звернення за наданням послуги з проставлення апостиля розробила рекомендовані форми відповідних заяв.
Звертаємо увагу, що податківці розробили форми цих заяв окремо як для фізичних осіб, так і для юридичних осіб, з якими кожен платник може ознайомитися на офіційному вебсайті контролюючого органу за посиланням https://tax.gov.ua/diyalnist-/apostil/78289.html.
У заяві для проставлення апостиля в податковій службі заявник зазначає: конкретну інформацію про документ, який надсилають для проставляння апостиля (назва, дата й номер документа); відомості про заявника (для фізичних осіб такими відомостями є П.І.Б., ідентифікаційний код, документ, що посвідчує особу, а для юридичних осіб – назва юридичної особи, яка вказана в документі), контактний номер телефону заявника, поштову адресу для надсилання через “Укрпошту” апостильованих документів/відмов у апостилізації документів, а також інформацію про представника заявника за довіреністю/дорученням, у разі якщо подання та/або отримання документів здійснюється представником.
Крім того, зазначаємо, що для заявника – фізичної особи обов’язкова вимога щодо надання згоди на обробку персональних даних шляхом проставляння особистого підпису в тексті заяви для проставляння апостиля.
До вказаної вище заяви платник додає також пакет документів, який визначено положеннями п. 6 Правил, а саме:
– оригінал документа, на якому передбачається проставлення апостиля, або його копію, яка має бути засвідчена в установленому порядку;
– документ про оплату послуги з проставлення апостиля або документ, що підтверджує право на звільнення від сплати, чи його копію, засвідчену в установленому порядку.
Водночас звертаємо увагу: положеннями Правил не передбачено, що у випадку подання документів для проставляння апостиля представником заявника до вказаного вище пакета документів обов’язково має бути додано довіреність або доручення на такого представника із зазначенням його повноважень.
Натомість така вимога вказана у самій формі заяви, яка рекомендована податковим органом та яку подають для проставлення апостиля в податковій.
Звертаємо увагу, що для подання пакета документів для проставлення апостиля представником заявника ДПС України вимагає лише нотаріальну довіреність із визначеним колом повноважень такого представника.
На твердження про невідповідність такої вимоги чинному законодавству нашої держави податківці жодних аргументованих пояснень надати не змогли.
Ба більше, податківцями в разі подання представником документів для проставлення апостиля вимагається лише нотаріальна довіреність, яка видана згідно з нормами чинного законодавства України та на території нашої країни, відповідно, із цього випливає, що заявник, який перебуває за кордоном (найбільше це стосується фізичних осіб) стає “заручником” такої ситуації.
На наше переконання, довіреність, засвідчена дипломатичним представництвом чи консульською установою України, яка вчинила необхідні нотаріальні дії, повинна прийматись усіма установами без жодних обмежень нарівні з нотаріальною. Довіреності, посвідчені іноземними нотаріусами та надалі апостильовані відповідними органами іноземної держави, можуть мати шанс неприйняття їх податківцями.
Право на представництво інтересів юридичної особи на підставі простої письмової довіреності також має шанс на відмову в проставленні апостиля через неналежне підтвердження повноважень у розумінні податківців.
Отже, з викладеного випливає, що представництво інтересів платника адвокатів на підставі ордера не забезпечить подання пакета документів для проставляння апостиля в ДПС, оскільки в розумінні податківців ордер не є дорученням або довіреністю заявника для отримання даного виду послуги.
Проте сподіватимемося, що із часом та відповідними практичними напрацюваннями до правил із надання послуг проставляння апостиля з боку податківців усе-таки будуть внесені певні корективи щодо подання документів для проставляння апостиля через представника не лише на підставі нотаріальної довіреності.
Водночас важливим моментом, на який також потрібно звернути увагу, є те, що документи для проставляння апостиля подаються тільки до ДПС України в один з обраних заявником способів:
– через скриньку для вхідної кореспонденції, яка встановлена в приміщенні ДПС України за адресою: Львівська площа, 8, м. Київ, 04053;
– надсилання через відділення поштового зв’язку цінним листом з описом вкладення або з повідомленням про вручення.
Проставлення апостиля / відмова в його проставленні здійснюється податковим органом центрального рівня у строк до 20 робочих днів, який обраховують із дня отримання податківцями пакета документів, що є необхідним для отримання заявником послуги з проставлення апостиля (роз’яснення ДПС України від 12.04.2023 р. та від 13.04.2023 р.).
ВИСНОВОК:
Підсумовуючи викладене, можна зазначити, що подання документів для проставлення апостиля до ДПС України, на нашу думку, надійніше здійснювати шляхом надсилання поштовим відправленням із детальним описом вкладення у цінний лист через відділення поштового зв’язку. Надсилання заявником пакета документів для проставляння апостиля саме в такий спосіб обґрунтовується тим, що насамперед документ, на який необхідно проставити апостиль, надсилається заявником контролюючому органу в оригіналі, а відтак на випадок втрати документів єдиним доказом вмісту зазначеного вище поштового відправлення буде сформований заявником детальний опис вкладення в цінний лист.
Щодо реалізації права на подання документів для проставлення апостиля в ДПС та їх отримання представником заявника, то в даному випадку на сьогодні є очевидним висновок, що заявнику варто завчасно оформити нотаріальну довіреність із визначенням повноважень представника, а в разі перебування за кордоном заявнику доведеться прибути на територію України на певний період часу для оформлення нотаріальної довіреності. Або оформити довіреність за кордоном у дипломатичному представництві чи консульській установі України відповідно до умов чинного законодавства України та бути готовим до можливих суперечок із податківцями із цього питання.
Окрім викладеного, нагадуємо, що надання послуг із проставляння апостиля на документах ДПС України здійснюють за плату, що становить 51 грн, крім пільгової категорії осіб, визначеної наказом Мін’юсту від 18.12.2003 р. № 161/5.
Реквізити для здійснення заявником оплати за проставляння апостиля можна знайти на тому ж офіційному сайті податкової служби України за посиланням: https://tax.gov.ua/diyalnist-/apostil/78106.html.
З повагою,
Ельвіна Гаврилюк
адвокат ID Legal Group
