В продовження теми стосовно надання ДПС України послуг з проставлення апостилю на офіційних документах, які видані податковими органами України, у даній публікації пропонуємо звернути увагу на механізм реалізації отримання платниками у податковому органі апостильованих документів.
Так, у попередній статті на вказану тему ми зазначали, що порядок проставлення спеціального штампу з написом «Apostille» на офіційних документах визначено спеціальними Правилами, які затверджені спільним наказом МЗС, МВС, МОН, Мінфіну та Мін’юсту від 17.03.2023 № 125/209/293/139/999/5 (далі – Правила).
Пунктом другим Правил закріплено вичерпний перелік документів, на яких проставляється апостиль, до якого зокрема належать документи, видані як центральним апаратом податкової служби, так і її територіальними органами (довідки та/або рішення видані такими контролюючими органами на яких проставлено підпис відповідної особи і печатка органу).
Згідно із пунктом п’ятим Правил апостиль проставляється на вимогу особи, яка підписала документ, або на вимогу фізичної/юридичної особи або їх представників шляхом подання платником відповідної заяви до податкового органу.
Враховуючи, що типової або затвердженої форми заяви для проставляння апостиля Правилами чи іншим нормативно-правовим актом не визначено, податкова служба для вироблення у платників єдиного підходу щодо звернення за наданням послуги з проставлення апостиля розробила рекомендовані форми відповідних заяв.
Звертаємо увагу, що податківці розробили форми цих заяв окремо як для фізичних осіб, так і для юридичних осіб, з якими кожен платник може ознайомитися на офіційному вебсайті контролюючого органу за посиланням https://tax.gov.ua/diyalnist-/apostil/78289.html.
У заяві для проставлення апостиля в податковій службі заявник зазначає конкретну інформацію про документ, який надсилається для проставляння апостиля (назва, дата і номер документа); відомості про заявника (для фізичних осіб такими відомостями є ПІБ, ідентифікаційний код, документ, що посвідчує особу, а для юридичних осіб – назва юридичної особи, яка вказана в документі), контактний номер телефону заявника, поштова адреса для надсилання через «Укрпошту» апостильованих документів/відмови у апостилізації документів, а також інформацію про представника заявника за довіреністю/дорученням, у випадку якщо подання та/або отримання документів здійснюється представником.
Крім того зазначаємо, що для заявника–фізичної особи обов’язкова вимога щодо надання згоди на обробку персональних даних шляхом проставляння особистого підпису у тексті заяві для проставляння апостиля.
До вказаної вище заяви платник додає також пакет документів, який визначено положеннями пункту шостого Правил, а саме:
– оригінал документа, на якому передбачається проставлення апостилю, або його копію, яка має бути засвідчена в установленому порядку;
– документ про оплату послуги з проставлення апостиля або документ, що підтверджує право на звільнення від сплати, чи його копію, засвідчену в установленому порядку;
Водночас звертаємо увагу, що положеннями Правил не передбачено, що у випадку подання документів для проставляння апостилю представником заявника до вказаного вище пакету документів обов’язково має додаватися довіреність або доручення на такого представника із зазначенням його повноважень.
Натомість така вимога вказана у самій формі заяви, яка рекомендована податковим органом та яка подається для проставлення апостиля в податковій.
Звертаємо увагу, що для подання пакету документів для проставлення апостилю представником заявника ДПС України вимагає виключно нотаріальну довіреність з визначеним колом повноважень такого представника.
На твердження про невідповідність такої вимоги чинному законодавству нашої держави податківці жодних аргументованих пояснень надати не змогли.
Ба більше, податківцями у разі подання представником документів для проставлення апостиля вимагається виключно нотаріальна довіреність, яка видана згідно норм чинного законодавства України та на території нашої країни, відповідно з цього випливає, що заявник, який перебуває за кордоном (більше всього це стосується фізичних осіб) стає «заручником» такої ситуації.
На наше переконання, довіреність засвідчена дипломатичним представництвом чи консульською установою України, яка вчинила необхідні нотаріальні дії, повинна прийматись усіма установами без жодних обмежень на рівні з нотаріальною. Довіреності посвідчені іноземними нотаріусами та в подальшому апостильовані відповідними органами іноземної держави можуть мати шанс не прийняття їх податківцями.
Право на представництво інтересів юридичної особи на підставі простої письмової довіреності також має шанс на відмову у проставленні апостилю через неналежне підтвердження повноважень в розумінні податківців.
Отже з викладеного випливає, що представництво інтересів платника адвокатів на підставі ордеру, не забезпечить подання пакету документів для проставляння апостилю в ДПС, оскільки у розумінні податківців ордер не є дорученням або довіреністю заявника для отримання даного виду послуги.
Однак будемо сподіватися, що з часом та відповідними практичними напрацюваннями до правил з надання послуг проставляння апостилю зі сторони податківців все таки будуть внесені певні корективи щодо подання документів для проставлення апостилю через представника не лише на підставі нотаріальної довіреності.
Водночас важливим моментом на який також варто звернути увагу, є те, що документи для проставляння апостиля подаються тільки до ДПС України у один із обраних заявником способів:
- через скриньку для вхідної кореспонденції, яка встановлена в приміщенні ДПС України за адресою: Львівська площа, 8, м. Київ, 04053;
- надсилання через відділення поштового зв’язку цінним листом з описом вкладення або з повідомленням про вручення.
Проставлення апостиля/відмова у його проставленні здійснюється податковим органом центрального рівня у строк до 20 робочих днів, який обраховується з дня отримання податківцями пакету документів, який є необхідним для отримання заявником послуги з проставлення апостиля (роз’яснення ДПС України від 12.04.2023 та від 13.04.2023).
Підсумовуючи викладене можна зазначити, що подання документів для проставлення апостилю до ДПС України, на нашу думку, більш надійно буде здійснювати шляхом надсилання поштовим відправленням з детальним описом вкладення у цінний лист через відділення поштового зв’язку. Надсилання заявником пакету документів для проставляння апостилю саме у такий спосіб обґрунтовується тим, що перш за все документ, на який необхідно проставити апостиль надсилається заявником контролюючому органу в оригіналі, а відтак на випадок втрати документів єдиним доказом вмісту зазначеного вище поштового відправлення буде сформований заявником детальний опис вкладення у цінний лист.
Стосовно реалізації права на подання документів для проставлення апостиля в ДПС та їх отримання представником заявника, то в даному випадку насьогодні є очевидним висновок, що заявнику необхідно завчасно оформити нотаріальну довіреність з визначенням повноважень представника, а у випадку перебування за кордоном заявнику доведеться прибути на територію України на певний період часу для оформлення нотаріальної довіреності. Або оформити довіреність за кордоном в дипломатичному представництві чи консульській установі України відповідно до умов чинного законодавства України та бути готовим до можливість суперечок з податківцями з цього питання.
Окрім викладеного нагадуємо, що надання послуг з проставляння апостилю на документах ДПС України здійснюється на плату, яка складає 51 грн, окрім пільгової категорії осіб, визначеної наказом Мін’юсту від 18.12.2003 № 161/5.
Реквізити для здійснення заявником оплати за проставляння апостилю можна знайти на тому ж офіційному сайті податкової служби України за посиланням https://tax.gov.ua/diyalnist-/apostil/78106.html, про що зазначалося у попередній нашій публікації.
З повагою,
Ельвіна Гаврилюк
адвокат ID Legal Group
