Неможливо уявити підприємство, яке у власній господарській діяльності не стикалося із авансовими звітами. Ця тема викликає «живий» інтерес у широкого кола суб’єктів підприємницької діяльності. Податкове законодавство постійно змінюється, тож платникам податків потрібно весь час «тримати руку на пульсі», щоб не допустити помилок.
Вже з 01.04.2023 набуває чинність Закон України від 12.01.2023 р. № 2888-IX «Про внесення змін до Податкового кодексу України та інших законодавчих актів України щодо платіжних послуг», яким було викладено у новій редакції п. 170.9. Податкового Кодексу України (далі – ПКУ), який регламентує оподаткування суми надміру витрачених коштів, отриманих платником податку на відрядження або під звіт, не повернутих у встановлений строк. З цього приводу податкова служба надала також інформаційний лист №2/2023 від 23.02.2023р. щодо роз’яснення майбутніх нововведень.
Зробимо акценти на основних змінах в частині документування відряджень та законодавчих вимог, що можуть призвести до оподаткування авансових коштів.
Найважливішим, на наш погляд, є внесення конкретики щодо необхідних первинних документів, які підтверджують витрати на відрядження, його тривалість та зв’язок із господарською діяльністю.
Тривалість відрядження повинна бути чітко прописана в Наказі на відрядження, підписаного керівником підприємства. Кількість днів, зазначених у наказі, як і раніше – є підставою для нарахування добових.
Раніше сувора вимога документальних доказів перебування особи у відрядженні стосувалась в основному закордонних відряджень: щодо підстави (запрошення від потенційного покупця, профільна виставка, конференція), відміток прикордонних служб про перетин кордону під час перебування у такому відрядженні, наявності проїзних документів (білетів), рахунків на проживання та ін. документів для підтвердження фактичного перебування особи у відрядженні).
З 01.04.2023 р. ця вимога стосується і відряджень по Україні. «Пусті» авансові звіти відтепер у минулому. Витрати, які здійснив працівник підприємства, перебуваючи у відрядженні, повинні бути обов’язково пов’язані із діяльністю підприємства та підтверджені первинними документами, а саме:
- розрахунковими документами (виписками (відомостями) з рахунків, до яких емітовано платіжні документи (власні або корпоративні картки);
- транспортними документами (підтверджуючими переміщення особи під час відрядження: транспортні квитки, електронні квитки, багажні квитанції тощо);
- документами щодо проживання особи під час відрядження (квитанції з готелів, хостелів та ін. страхові поліси тощо);
- документи щодо здійснених витрат з використанням платіжних інструментів (чеки, квитанції, рахунки, квитки, білети). Документальним підтвердженням витрат в цьому випадку будуть виписки (відомості) з рахунків, до яких емітовано бізнес чи приватну картку;
- іншими документами, підтверджуючими витрати.
Іноді для підтвердження факту перебування працівника у відрядженні може стати у нагоді посвідчення про відрядження, в якому зроблені відмітки про вибуття-прибуття особи за місцем призначення, підтверджене підписами відповідальних осіб та печатками (яке сьогодні не є обов’язковим документом).
Отже, з квітня 2023 року працівник, аби отримати відшкодування понесених витрат у відрядженні та уникнути утримання податків із суми коштів проавансованого відрядження, має надати такий набір первинних документів, які в повній мірі підтверджуватимуть зв’язок такого відрядження із господарською діяльністю підприємства. У випадку, якщо зв’язок понесених витрат неможливо буде підтвердити із господарською діяльністю суб’єкта господарювання, такі витрати вважатимуться фінансуванням особистих потреб працівника та підлягатимуть оподаткуванню ПДФО та ВЗ.
Очевидно, що таке посилення законодавчих вимог спрямоване на унеможливлення фінансування будь-яких поїздок управлінського персоналу з невиробничими цілями, у тому числі приватного характеру, під виглядом відрядження із фінансуванням і вартості проїзду, і виплатою добових.
На фоні посилення та фіскалізації вимог щодо документальних доказів приємною новиною стало подовження строків подання авансових звітів (якими підтверджують витрати або повертають невикористані кошти) – до закінчення місяця, наступного за місяцем, в якому відбулося відрядження (відповідно до пп.170.9.1. ПКУ). Цей строк може бути подовжений ще на один календарний місяць, в разі використання корпоративної картки (особистої), кошти з яких не було списано з рахунку на дату закінчення відрядження.
Але таке подовження строку складання авансового звіту, на нашу думку, напряму пов’язане із запровадженням вимоги, що авансовий звіт буде складатися лише у випадку, коли матиме місце оподаткування ПДФО.
Детальніше: з 1 квітня 2023 року відповідно до пп.170.9.3. ПКУ, звіт про використання коштів (електронних грошей) повинен бути поданий в разі: отримання особою оподатковуваного доходу з метою розрахунку суми податку (розрахованого згідно з пп.170.9 статті 170 ПКУ); використання готівки, понад суму добових витрат (в т.ч. із використанням платіжних інструментів).
Якщо ж працівник під час свого відрядження та при поверненні:
- проводив всі розрахунки платіжними інструментами (корпоративною (особистою) картками) та отримував готівку в межах суми добових витрат;
- після повернення з відрядження надав всі первинні документи, що підтверджують його витрати та зв’язок відрядження із господарською діяльністю, повернув невикористаний під час відрядження аванс, то оподаткованого доходу не виникатиме та Звіт про відрядження в такому випадку складати не потрібно.
З повагою,
Тетяна Савчук, аудитор
керівник практики ТЦУ та аудиту
ID Legal Group
