В продовження відкритої спеціалістами ID Лігал Груп серії публікацій, присвячених питанням апостилювання податковим органом документів, пов’язаних з оподаткуванням, у цій статті пропонуємо приділити увагу не менш важливому питанню з яким час від часу зіштовхується майже кожний платник, а саме легалізація відомостей, зазначених ним у податковій декларації.
Згідно норм ПКУ серед обов’язків платника, зокрема є подання до фіскального органу декларації, яка здійснюється в один із обраних платником способів, а саме:
- особисто/через уповноважену (представника) особу;
- надсилання поштою з повідомленням про вручення/цінним листом з описом вкладення;
- в електронній формі із використанням засобів електронного зв’язку (через електронний кабінет платника).
Водночас слід звернути увагу, що подання податкової декларації в електронній формі, яка є на сьогодні найпоширенішою та найпростішою для платників формою подання звітності до податкового органу, в обов’язковому порядку здійснюється із врахуванням закріплених положень законів щодо електронного документообігу та електронних довірчих послуг.
Разом із тим, спеціальним Порядком, затвердженим наказом Мінфіну від 06.06.2017 за № 557, закріплено механізм обміну електронними документами (далі – е-документ) між податківцями та платниками податків (далі – Порядок № 557).
Положеннями Порядку № 557 передбачено, що до е-документів серед іншого відноситься створена в електронному вигляді податкова звітність, яка також створюється та подається до податкового органу з урахуванням приписів законодавства з питань електронного документообігу та електронних довірчих послуг у визначеному законодавством форматі.
Доказами доставки та прийняття податківцями поданої платником декларації в електронному вигляді є:
- Квитанція № 1, яка формується програмою внаслідок автоматизованої перевірки направленої платником в електронному вигляді декларації та є підтвердженням факту доставки та її часу до податкового органу;
- Квитанція № 2, яка формується програмою внаслідок ідентифікації, опрацювання і перевірки обов’язкових реквізитів направленої платником в електронному вигляді декларації та є підтвердженням факту її прийняття/неприйняття/реєстрації податківцями.
При цьому слід звернути увагу, що зазначені вище квитанції № 1 та № 2 є лише електронними повідомленнями, які формуються програмою податкового органу і не містять жодних підписів представників центрального податкового органу та його печаток, відповідно такі е-документи не належать до офіційних документів, що видаються податковим органом як центрального, так і територіального рівнів.
Проте незважаючи на той факт, що декларація є документом, який складається, підписується і подається платником до податкового органу за місцем його обліку на виконання вимог податкового законодавства, що в подальшому зберігається у цьому держоргані, така декларація не набуває статусу офіційного документа, виданого відповідним органом.
Отже з викладеного вище випливає, що податковий орган центрального рівня не здійснює апостилювання декларації платника, квитанцій № 1 та № 2, оскільки такі документи не підпадають під визначення «офіційні документи», видані фіскалами, у розумінні затверджених спільним наказом МЗС, МВС, МОН, Мінфіну та Мін’юсту від 17.03.2023 за № 125/209/293/139/999/5 Правил щодо проставляння апостилю на офіційних документах.
Натомість, податківці можуть проставити за бажанням заявника/платника апостиль на довідці про подану та прийняту податковим органом декларацію, яка має статус «офіційного документа», виданого податковим органом, у відповідності до вказаних вище Правил. Вказану довідку платник може отримати у ЦОП на підставі поданої ним заяви, у відповідності до затвердженого наказом Мінфіну від 13.06.2017 № 568 спеціального Порядку оформлення і видачі відповідної довідки за затвердженою формою цієї довідки.
Отже враховуючи, що апостиль податківцями на декларації не проставляється, для легалізації відомостей, зазначених в декларації платнику необхідно звертатися до приватного/державного нотаріуса, які згідно із законом про нотаріат та затвердженого наказом Мін’юсту від 22.02.2012 за № 296/5 Порядку вчинення нотаріальних дій, зокрема здійснюють дії стосовно посвідчення справжності підпису особи на документах; засвідчення вірності перекладу документів з однієї мови на іншу, у т.ч. з української мови на мову країни, в якій використовуватиметься такий переклад та засвідчення справжності підпису перекладача, який здійснив переклад документа.
При цьому поза увагою не може залишатися важливий момент, який передує проставленню нотаріусом апостилю на декларації платника – оформлення афідевіту, під яким розуміється «письмова урочиста заява», відповідно до якої заявник/платник під присягою засвідчує факти/відомості, викладені у декларації (роз’яснення Мін’юсту від 01.02.1998 vd980201).
Звертаємо увагу, що відповідальність за інформацію вказану у декларації покладається виключно на особу заявника/платника, оскільки нотаріус лише підтверджує записані за свідченнями заявника/платника відомості у декларації та засвідчує справжність підпису останнього.
Згідно із вказаними роз’ясненнями Мін’юсту документи (листи, фотокартки, квитанції тощо), які додаються до афідевіту на підтвердження викладених в ньому фактів/відомостей, підшиваються перед афідевітом. Зауважуємо, що в деяких країнах вимоги про наявність таких додатків в обов’язковому порядку передбачає застереження в посвідчувальному написі.
Процедура проставляння апостиля на документах, які оформляються нотаріусами врегульовано також спеціальним Порядком, затвердженим наказом Мін’юсту від 11.11.2015 № 2268/5 (далі – Порядок № 2268/5), згідно якого загальний строк для проставлення/надання відмови у проставленні апостилю складає до 2-х робочих днів.
Для проставлення апостиля платник пред’являє посадовій особі територіального органу Мін’юсту, нотаріусу документ, що посвідчує його особу:
- документ, на якому проставляється апостиль/завірену у встановленому порядку його копію;
- документ про оплату послуги із проставлення апостиля.
Також зазначаємо, що апостиль проставляється окремо на кожному виді документу, кількість яких є необмеженою, відповідно і оплата також здійснюється згідно із поданою заявником для апостилювання кількістю документів.
Інформація стосовно проставлення/надання відмови у проставленні апостиля вноситься до спеціального Реєстру апостилів, розміщеного за посиланням https://apostille.minjust.gov.ua/main/result#close.
Отже з викладеного вище випливає, що для легалізації зазначених у декларації відомостей заявнику/платнику спочатку необхідно звернутися до нотаріуса для оформлення афідевіту, відповідно до якого платник підтверджує викладені у ньому факти/відомості, на підтвердження яких необхідно долучити копії поданої до податкового органу декларації та квитанцій № 1 та № 2.
Наступним кроком після оформлення афідевіту, є розгляд поданих заявником/платником декларації з доданими до неї квитанціями №№ 1 і 2, за результатами якого проставляється/надається відмова у проставленні апостилю та відповідна інформація вноситься до Реєстру.
Крім того, на прохання заявника/платника та за необхідності може бути оформлений переклад афідевіту на іноземну мову за правилами засвідчення вірності перекладу документа з однієї мови на іншу.
З огляду на викладене зазначаємо, що на практиці, проходження викладеної у цій публікації процедури апостилізації відомостей декларації платника, яка додається до афідевіту залежить, перш за все від його обсягу, складності та здійснення перекладу на іншу мову (за необхідності). Орієнтовно такий строк може становити до 10-ти календарних днів з моменту подання заявником/платником документів до нотаріуса.
Окрім викладеного також звертаємо увагу, що послуги нотаріуса з проставляння апостилю та оформлення афідевіту є оплатними і вартість таких послуг нотаріусами визначається самостійно у залежності від виду та обсягу здійснення нотаріальних дій.
З повагою,
Ельвіна Гаврилюк
адвокат ID Legal Group
