З квітня 2026 року акти виконаних робіт можуть існувати без звичних підписів і посад. Законодавець відкрив двері до спрощення — але разом із цим поставив бізнес перед новим питанням: як тепер доводити реальність операції, якщо ключові ідентифікатори зникають?
В процесі здійснення господарської діяльності, не залежно від того, чи є суб’єктом господарювання юридична особа або ФОП, кожен підприємець у своїй діяльності використовує такі документи як «Акт виконаних робіт» та/або «Акт наданих послуг», що є первинними документами у розумінні ЗУ про бухоблік (далі – ЗУ № 996).
Акт наданих послуг/Акт виконаних робіт відповідно до вимог ЗУ № 996 віднесено до первинних документів з наявністю певних відомостей (обов’язкових реквізитів), якими підтверджується факт проведеної між підприємцями відповідної господарської операції.
Зокрема положеннями ст. 9 ЗУ № 996 передбачені обов’язкові реквізити, які повинен містити Акт виконаних робіт/Акт наданих послуг, а саме: назву та дату складання документа (в залежності від виду); найменування СГ, від імені яких складено первинний документ; зміст/обсяг та одиницю виміру проведеної господарської операції; посади та ПІБ посадових осіб, які є відповідальними за проведення такої господарської операції і правильність її оформлення; особистий підпис або інші дані, за допомогою яких можна встановити особу, яка приймала участь у проведенні відповідної господарської операції та встановити факт її здійснення.
З 01 квітня 2026 року набули чинності зміни до ст. 9 ЗУ № 996, якими запроваджено спрощений порядок оформлення актів виконаних робіт/наданих послуг. Відтепер учасникам договірних правовідносин надано право самостійно визначати спрощений порядок оформлення первинних документів.
Відповідно до внесених змін до ст. 9 ЗУ № 996, Замовник/орендар не порушуватиме вимоги до оформлення первинних документів, у разі відсутності в таких актах:
– ПІБ і посада відповідальних осіб за проведену господарську операцію
– особисті підписи/інші відомості ідентифікаційних даних таких осіб.
Разом з тим, реалізація права щодо застосування спрощеного порядку можлива лише за наявності одночасно наступних обов’язкових умов:
- спрощений порядок складення актів наданих послуг/виконаних робіт передбачений у письмовому договорі, що визначає зміст договірних правовідносин;
- господарські операції відображаються в бухобліку в період їх здійснення.
Водночас, дія спрощеного порядку оформлення первинних документів не поширюється на такі операції:
- операції, які фінансуються за рахунок публічних коштів;
- операцій за договорами оренди/найму державного/комунального майна;
- операцій за договорами будівельного підряду, проектно-вишукувальних робіт;
- операцій за договорами про пожертву, благодійну/гуманітарну допомогу.
Отже, з проведеного аналізу змін до ст. 9 ЗУ № 996 вбачається, що, по-перше, Виконавець у будь-якому випадку зобов’язаний підписувати акти виконаних робіт/наданих послуг із зазначенням ПІБ і посади відповідальної особи за здійснення господарської операції.
По-друге, сторони договірних правовідносин мають право застосовувати спрощений порядок оформлення первинних документів за власним рішенням за умови передбачення цього механізму у письмовому договорі та відображення відповідної операції у бухгалтерському обліку.
Слід також звернути увагу, що зі змісту положень ст. 9 ЗУ № 996 вбачається, що для бюджетних і комунальних установ, а також для правовідносин у сфері будівництва, проектно-вишукувальних робіт і благодійної діяльності порядок оформлення актів виконаних робіт/наданих послуг залишається незмінним.
Таким чином, нововведення до ст. 9 ЗУ № 996 суттєво спрощують документообіг у сфері надання послуг і виконання робіт.
Водночас, на наш погляд, такі зміни до ст. 9 ЗУ № 996 як відсутність даних відповідальних осіб Замовника (ПІБ, посада, особистий підпис) може ускладнити ідентифікацію такої особи та визнання наявності факту здійснення господарської операції під час вплинути на оновлення та формування подальшої судової практики щодо дослідження і доведення фактів реальності господарських операцій.
З повагою,
Ельвіна Гаврилюк,
адвокат ID Legal Group
