В наш час все частіше керівники підприємств дозволяють працівникам користуватися транспортними послугами таксі для службових поїздок. Це економить не тільки час, а й нерви і забезпечує своєчасне та якісне виконання службових обов’язків працівниками. Тим паче, що зараз на ринку існує декілька агрегаторів таксі, які конкурують між собою у якості та вартості наданих послуг. Привабливою є також можливість для підприємства оплачувати ці витрати у безготівковому порядку і отримувати документи, в яких зазначається час поїздки, маршрут, кілометраж, працівник, і зверніть увагу – усе це доступно в електронному вигляді. Підприємство має змогу отримати як квитанцію – рахунок по кожній поїздці, так і зведений рахунок стосовно отриманих послуг, а також реєстр поїздок за місяць.
Підтвердити оплату послуг таксі можна наступними документами: платіжні доручення, розрахункові чеки, касові чеки, розрахункові квитанції, виписки з карткового рахунка, квитанції до прибуткового касового ордера тощо. Навіть рахунок-фактура складений у паперовій або в електронній формі, якщо він має реквізити, які дають можливість ідентифікувати господарську операцію та її учасників, за правилами передбаченими для визнання документа первинним, зокрема: назву підприємства, від імені якого складено рахунок-фактуру; назву контрагента; зміст операції, одиницю виміру господарської операції; особистий підпис або інші дані, що дають змогу ідентифікувати особу, яка брала участь в оформленні рахунку-фактури буде визнано первинним документом.
Однак, всі ці документи підтверджують сам факт поїздки працівника за рахунок підприємства, та аж ніяк не можуть підтвердити той факт, що поїздка пов’язана з виконанням службових обов’язків та з господарською діяльністю підприємства.
Для початку слід зазначити, що ПКУ не містить обмежень, щодо витрат на проїзд у таксі та не передбачає податкових різниць на суму транспортних перевезень, у тому числі і у таксі. Заради справедливості, варто сказати, що деякі обмеження при перевезенні працівників на таксі, все таки існують, але вони стосуються лише «бюджетників», тобто суб’єктів, які повністю або хоча б частково фінансуються з бюджету. Це підтверджено податківцями, зокрема у листі №719/ІПК/26-15-04-09-11 від 26.02.2021р. (далі – лист №719) та у консультаціях, розміщених на електронному ресурсі ЗІР.
Стандарти бухобліку теж не містять заборону відносити на витрати підприємств витрат перевезення працівників у таксі в межах господарської діяльності при умові, що ці витрати можливо достовірно оцінити та вони відносяться до витрат звітного періоду.
Отже, можна зробити висновок: головне в справі організації перевезень – це документальне підтвердження зв’язку поїздок у таксі з виконанням службових обов’язків чи господарською діяльністю підприємства. Відсутність підтверджень може призвести до оподаткування зазначених витрат ПДФО та військовим збором, адже фіскали визнають, що такі витрати не є об’єктом оподаткування, лише за наявності документів, які підтверджують зв’язок поїздки з господарською діяльністю підприємства.
Що ж це мають бути за документи?
Почнемо з самої необхідності перевезень працівників у таксі. Якщо на підприємстві відсутній колективний договір, то потребу в таких поїздках можна, на нашу думку, зафіксувати у наказі або розпорядженні керівника підприємства і навіть у трудовому договорі. Зазначений документ має містити інформацію про:
- мету перевезень, в яких випадках використання таксі є дозволеним, встановлений режим (наприклад, лише у межах робочого часу);
- визначати осіб, які можуть користуватися послугами таксі.
Ми також рекомендуємо зазначити, за допомогою якого агрегатора таксі або перевізника (наприклад Uber, Uklon, Bolt) можливо здійснювати поїдки. До речі, на думку податківців юридичні особи можуть укладати договори з перевізниками як на разові так і багаторазові поїздки.
Обов’язковою, також має бути інформація про дозволені маршрути та часовий інтервал дозволених поїздок.
І звісно, податківці у своїх консультаціях вимагають звіт про результати поїздки. Документами, які би обґрунтовували необхідність використання таксі у службових цілях можуть бути накази керівника, службові записки працівників, маршрутні листки працівників, авансові звіти, звіти про відрядження, тощо.
Спираючись на власний досвід, консультації податкової служби, зокрема, той же лист №719, а також на позитивну судову практику (наприклад, постанова Харківського окружного адміністративного суду від 11.07.2017 року у справі N 820/1750/17), ми би рекомендували, окрім загального наказу по підприємству, який регламентує можливість використання транспорту таксі на підприємстві, видавати також розпорядчі документи, які б містили врегулювання можливості використання таксі кожним конкретним користувачем або у кожному конкретному випадку. Наприклад, у випадках направлення працівника у відрядження (по Україні) вказувати мету такого відрядження і дозвіл на використання таксі у службових цілях (тобто зазначати про це у наказі про відрядження).
Якщо ж підтверджуючі документи відсутні, то витрати на таксі мають включатись до доходів працівника як додаткове благо. В таких випадках, роботодавці несуть відповідальність, як податкові агенти, за обрахунок та утримання з зарплати працівника ПДФО та військового збору та перерахування їх до бюджету.
З повагою,
Тетяна Савчук, аудитор
керівник практики ТЦУ та аудиту
ID Legal Group
