Стаття опублікована в журналі «Юрист&Закон» № 51
Оподаткування доходів фізичних осіб регламентується розділом IV ПК України (ПКУ). Відповідно до п.п. 162.1.1 п. 162.1 ст. 162 ПКУ платником податку є фізична особа – резидент, яка отримує доходи з джерела їх походження в Україні. При цьому, об’єктом оподаткування такої фізичної особи – резидента є загальний місячний (річний) дохід, який підлягає оподаткуванню.
Статтею 165 ПКУ унормовано перелік тих доходів, які НЕ підлягають включення до розрахунку загального місячного (річного) оподатковуваного доходу фізичної особи-резидента. Також доходи, які у відповідності із розділом IV ПКУ та підрозділом 1 розділу ХХ «Перехідні положення» ПКУ, не підлягають включенню до загального оподатковуваного доходу платника податку – фізичної особи – резидента, звільняються від оподаткування військовим збором, крім доходів, зазначених у пп. 3 і 4 п. 170.131 ст. 170 Кодексу та п. 14 підрозділу 1 розділу ХХ «Перехідні положення» ПКУ (пп. 1.7 п. 16161 підрозділу 10 розділу XX «Перехідні положення» ПКУ). При цьому, словосполучення – не підлягають включенню слід розуміти як ті, які не підлягають оподаткуванню взагалі та які оподатковуються за нульовою ставкою.
НЕ є доходом платника податку – фізичної особи, яка є у трудових відносинах із працедавцем або належить до кола керівник органів підприємств (установ, організацій), згідно з пп. «а» пп. 170.9.1 п. 170.9 ст. 170 ПКУ, сума відшкодованих такій фізичній особі витрат на відрядження в межах фактичних витрат. До фактичних витрат належать витрати на проїзд (у т.ч. перевезення багажу, бронювання транспортних квитків) до пункту призначення у відрядженні і назад, і в місце призначення – у відрядженні (у т.ч. на транспорті в тимчасовому користуванні/оренді); на проживання в готелях/мотелях; на харчування, побутові послуги (такі як прання, чищення, лагодження та прасування одягу, взуття чи білизни; щодо тимчасового користування (найм) жилих приміщень; пов’язаних з сплатою телефонних розмов; стосовно оформлення закордонних паспортів, дозволів на в’їзд (віз), обов’язкове страхування, та інші витрати (належним чином задокументовані), виникнення яких обумовлено правилами в’їзду та перебування у місці відрядження (у т.ч. в збори і податки, що підлягають сплаті при здійсненні вказаних вище витрат.).
Вказані вище витрати не належать до об’єкту оподаткування податком з доходів фізичних осіб виключно за умови підтверджуючих документів, які в свою чергу, підтверджують вартість понесених платником податку витрат (положення п. «а» пп. 170.9.1 п. 170.9 ст. 170 ПКУ).
Підтверджуючими вартість таких витрат документами, зокрема, є (1) квитки на транспорт або рахунки на транспорт і багажні квитанції (у т.ч. і електронні квитки); (2) документи, які видані постачальниками послуг по розміщенню та проживанню фізичної особи – платника податку, та страхові поліси; (3) документи: виписки, відомості по рахунку, які вміщують інформацію про платіжні операції по рахунку, до якого емітовані платіжні інструменти; (4) документи, які засвідчують операції із застосуванням платіжних інструментів; (5) та інші документи, які підтверджують вартість витрат.
Разом з тим, витрати на відрядження не входять до оподатковуваного доходу платника податку – фізичної особи за умови наявності підтвердних документів, які засвідчують наявність зв’язку (конкретного) відрядження з провадженням господарської діяльності працедавцем або стороною, яка направляє у відрядження платника податків – фізичну особу.
Щодо застосування курсу валют до компенсації витрат, пов’язаних з відрядженням, слід звернути увагу на наступне.
Національний банк України у відповідності із ст. 5 Закон України «Про валюту і валютні операції» регламентує проведення розрахунків за валютними операціями. Так, згідно із п. 42 розділу VI Положення про здійснення операцій із валютними цінностями, затвердженого постановою Правління НБУ від 02.01. 2019 р. № 2, резиденти (у тому числі, юридичні особи і фізичні особи – підприємці) мають право на проведення розрахунків з метою забезпечення витрат на відрядження працівників за кордон, а також на проведення розрахунків зі сплати вартості представницьких витрат на організацію офіційних заходів за кордоном, із використанням знятої на реалізацію таких цілей із власних поточних рахунків іноземної валюти в готівковій формі.
Положення Інструкції про службові відрядження в межах України та за кордон, затвердженої наказом Міністерства фінансів України від 13.03.1998р. № 59, регламентують питання відрядження працівників органів державної влади, підприємств, установ та організацій, що повністю або частково фінансуються за рахунок бюджетних коштів. Разом з тим, суб’єкти господарювання приватної форми власності також мають право використовувати вказану Інструкцію в якості орієнтира .
Так, підприємство, яке відряджає свого працівника, відповідно до п. 4 Розділу I Інструкції № 59, здійснює забезпечення такого працівниками грошовими коштами на поточні витрати під час такого відрядження у спосіб авансування. Такий аванс підлягає перерахуванню на поточний рахунок працівника, з якого можуть вчинятися операції із застосування платіжних карток, або рахунок підприємства, яке направляє працівника у відрядження, операції за яким можуть здійснюватися з використанням корпоративних платіжних карток.
За умови підтвердних документів по здійсним витратам працівник також отримує відшкодування таких витрат як комісії, сплачені за обмін валюти, комісійні винагороди за використання платіжних карток та готівки – надавачу послуг – банківській установі.
Валюта авансу: національна валюта держави, до якої підприємство відряджає свого працівника, або долари США/євро, або в гривневому еквіваленті за офіційним курсом НБУ на день коли підприємство подає банку розрахунок витрат на відрядження працівника за кордон.
При цьому, при складанні звіту про використання коштів на відрядження, підприємство перераховує витрати, проведені у відрядженні, які підтверджені документально, згідно фактичного обмінного курсу, який застосовується уповноваженим банком, а у разі відсутності підтверджуючих документів щодо обміну валюти – згідно крос-курсу, що розраховується за офіційним обмінним валютним курсом, встановленим НБУ на день затвердження такого звіту.
Також, мають місце випадки залишку у працівника коштів понад ту суму, яка витрачена згідно звіту про використання коштів на відрядження. Так, відповідно до п. 17 розділу III Інструкції № 59, така сума коштів підлягає поверненню працівником у валюті, в якій підприємство видало працівнику аванс на відрядження, на рахунок підприємства. Разом з тим, якщо аванс було видано працівнику готівкою, то така сума залишку коштів має бути повернута працівником до каси свого роботодавця.
Додатками до звіту є підтверджуючі вартість оплачених витрат оригінали документів, з одночасним зазначенням формату оплати (або готівка, або чек, або платіжна картка, чи безготівковий розрахунок та ін.).
Підсумовуючи викладене, витрати на відрядження за кордоном підлягають відшкодуванню при умові наявності підтверджуючих документів. Валютою відшкодування може бути національна валюта держави, до якої підприємство відряджає працівника, або долар США/євро, або гривневий еквівалент за офіційним курсом НБУ на дату: (1) отримання авансу, якщо фактичні витрати працівника в іноземній валюті відповідають сумі отриманого авансу; (2) погашення заборгованості підприємством, якщо для остаточного розрахунку за відрядження необхідно виплатити додаткові кошти працівнику (виплата здійснюється в національній валюті України за офіційним обмінним курсом гривні до іноземних валют, установленим НБУ на день затвердження керівником Звіту); (3) погашення заборгованості працівником, у разі наявності суми невикористаного авансу (якщо курс НБУ на дату погашення боргу відрізняється від курсу НБУ на день видачі авансу). Як вже було вказано вище, у разі відсутності підтверджуючих документів щодо обміну валюти відшкодування витрат, здійснених у відрядженні проводиться підприємством за крос-курсом, розрахованим за офіційним обмінним валютним курсом, встановленим НБУ на день затвердження Звіту.
З повагою,
Тетяна Савчук, аудитор
керівник практики ТЦУ та аудиту
ID Legal Group
