Skip to content Skip to sidebar Skip to footer

Документальне забезпечення виплати заробітної плати. На чому зупинитися? – Тетяна Савчук, аудитор ID Legal Group

В питанні документального забезпечення обліку ми неодноразово отримували звернення від клієнтів з приводу того, який пакет документів можна вважати достатнім, аби належним чином підтвердити повноту відомостей щодо нарахування та виплати заробітної плати,нарахування, утримання та сплати податків з неї. Саме тому і вирішили присвятити чергову публікацію саме цьому питанню.

Зважаючи на те, що саме  інформація про стаж, нараховану зарплату(далі з/п) та внески сплачені до пенсійного фонду мають важливе значення  для кожної людини, яка рано чи пізно стикнеться з виходом на пенсію,  розумієш важливість зарплатних документів. Тому мабуть  і термін зберігання цих документів становить 75 років.(Наказ МЮУ від 12.04.2012 №578/5)

Відповідно чинному законодавству власник або керівник  підприємства(уповноважена посадова особа), відповідає  за організацію  повного та своєчасного документального  обліку всіх господарських операцій, а також за збереження документації,як первинної, так і тієї, що виникає в процесі її обробки (бухгалтерські регістри, звітність) у встановлені законодавством терміни, але не менше  ніж три роки.

Тому перед підприємництвом і постає питання – які первинні документи необхідно створювати та зберігати для підтвердження сум нарахованої та виплаченої зарплати.

Законодавець стверджує (Стаття 9 ЗУ Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні (далі Закон № 996), що  первинні документи є основою для обліку будь якої операції. Для систематизації та контролю за обліком, надає можливість складання зведених облікових документівДозволяє складати їх у паперовій або в електронній формі, та визначає обов’язковість ряду реквізитів, які необхідні для ідентифікації первинного документу.

Крім того, Інструкція №88 (Положення, затв. Наказом Мінфіну від 24.05.1995 №88)говорить, що усі первинні документи можуть бути або типової, або довільної форми. Беручи до уваги важливість питання, для фіксування фактів обліку з/п,  потрібно використовувати типові форми.

Актуальними типовими формами для фіксування фактів нарахування та виплати з/п є два види документів (наказ Держкомстату №489):

– форма №П-6 «Розрахунково-платіжна відомість працівника» та

– форма №П-7 «Розрахунково-платіжна відомість (зведена)».

Крім того, для підтвердження виплат,  рекомендовано додавати платіжну відомість (відомість на виплату грошей або видаткову відомість) при розрахунках готівкою – видатковий касовий ордер (ВКО), при виплаті зарплати на картки працівникам – відомість на виплату заробітної плати з використанням платіжних карток та виписку банку. Саме ця відомість є підставою для бухобліку  виплати заробітної плати.

Крім того, для фіксування господарської операції з виплати заробітної плати у готівковій формі рекомендовано додавати платіжну відомість (відомість на виплату грошей або видаткову відомість) при розрахунках готівкою – видатковий касовий ордер(ВКО), при виплаті зарплати на картки працівникам – відомість на виплату заробітної плати з використанням платіжних карток та виписку банку. Саме ця відомість є підставою для бухобліку відповідних операцій – виплати заробітної плати.

Багато хто вважає, що простіше та зручніше використовувати зведені відомості на групу працівників. Ми ж, користуючись своїм досвідом, рекомендуємо не ігнорувати розрахункові відомості, що складаються та роздруковуються окремо на кожного співробітника (П-6). Саме на цьому наголошують податківці у своїх консультаціях.

Разом із тим у формах П-6 та П-7, утримання податків із зарплати зазначено загальною сумою, що на нашу думку, визначає потребу у  формуванні документу довільного формату по зведеним даним нарахувань податків (ПДФО, військовий збір) та відрахувань у фонди(ЄСВ), які цілком реалізовані у автоматизованих системах обліку (1С) – наприклад, Розрахункова відомість.

Ще один обов’язковий зарплатний документ, який здебільшого ігнорується роботодавцями – розрахунковий листок. Вимоги до видачі та зміст  обов’язкової інформації якого, регламентовано КЗпП (ст.110) та Законом про оплату праці(ст.30). Тобто, при кожній виплаті,  роботодавець зобов’язаний  надати працівнику інформацію про суму нарахувань у розрізі видів виплат (оклад, премія, тощо), про суми  утриманих податків з доходу фізособи та військового збору, а також інших відрахувань – аліменти, покриття шкоди, завданої  з вини працівника, якщо вони мають місце. Та обов’язково вказати суму зарплати, належну до виплати («на руки») працівнику.

Радує те, що усі зазначені документи(в т.ч. і розрахунковий листок, форма якого не затверджена офіційно, лише вимоги) можна роздруковувати з програми 1 С. Відомість на виплату(при виплаті зарплати на банківські картки) краще роздруковувати з клієнт банку, так як зазначений документ буде одразу з електронною печаткою банку як і виписка.

Окрім первинних документів, перелічених вище, не слід забувати про  інші документи, які мають безпосереднє відношення до заробітної плати, і які теж потрібно зберігати в роздрукованому вигляді,зокрема:

Окрім первинних документів, перелічених вище, не слід забувати про документи, які є підставою для розрахунку заробітної плати, і які теж потрібно зберігати в роздрукованому вигляді, зокрема:

–      укладені трудові договори;

–      кадрові накази про прийняття на роботу, про відрядження, про відпустки, звільнення, про преміювання;

–      інші документи, які впливають на суму з/п , а також  табель обліку робочого часу (термін зберігання останнього 1 рік).

У випадках, коли суб’єкт прийняв рішення про складання та зберігання первинних документів і регістрів бухгалтерського обліку на машинних носіях інформації, то,виходячи з вимог діючого законодавства про електронний документообіг(ст.8 та ст.9 Закону №996), такий суб’єкт зобов’язаний створювати зазначені вище первинні документи в електронному вигляді, та зберігати на окремих  носіях – саме ці документи, а не просто файли з повною бухгалтерською базою(1С або інших бухгалтерських програм).

І  не потрібно забувати про те, що якщо ви зберігаєте свої облікові документи на дисках, флешках, тощо, то виготовлення їх копій на вимогу інших учасників госпоперацій чи правоохоронних або інших держорганів – це справа суто вашого гаманця.